Lohnabrechnung outsourcen in Düsseldorf: Mit uns als starken Partner an Ihrer Seite bietet das Outsourcing interessante Ertrags- und Entwicklungsperspektiven

Das betriebliche Rechnungswesen kennt viele Facetten und ist gleichzeitig eine unverzichtbare Aufgabe, die es in allen Unternehmen zu erledigen gibt. Ein gut funktionierendes Rechnungswesen ist für Unternehmer nicht nur ein erkenntnisreicher Selbstzweck, sondern stellt gleichzeitig auch eine gesetzliche Verpflichtung dar. Einen wichtigen wie zugleich aufwändigen Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens stellt die Lohnbuchhaltung dar, welche sich um alle Belange kümmert, die mit der Bezahlung von Mitarbeitern und der Entstehung mitarbeiterbedingter Kosten zusammenhängen.

Für viele Unternehmen ist es jedoch eine regelrechte Herausforderung eine effektive wie effiziente Lohnabrechnung sicherzustellen. So ist es ganz typisch, dass viele Unternehmen zu klein sind, um eine eigene Abteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Düsseldorf zu unterhalten, gleichzeitig, aber zu groß sind, als dass die Abrechnung noch durch die Geschäftsführung oder Mitarbeiter noch nebenbei erledigt werden kann. Genau in solchen Fällen ist es eine interessante Alternative, Ihre Gehaltsabrechnungen an uns in Düsseldorf auszulagern.

Die Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnungen an uns liegen dabei auf der Hand:

  • Kostenvorteile durch schlanke und effiziente Unternehmensstrukturen
  • Einfache Skalierbarkeit unserer Leistungen, immer orientiert an den Bedürfnissen Ihres Unternehmens
  • Möglichkeit sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren und sich gleichzeitig auf eine revisionssichere und korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung verlassen zu können

Als Full-Service Dienstleister bieten wir Ihnen in Düsseldorf alle Leistungen, die Sie und Ihr Unternehmen für eine jederzeit korrekte und gesetzessichere Lohnabrechnung benötigen. Nachfolgend stellen wir Ihnen unsere Leistungen im Detail vor und vermitteln Ihnen wichtiges Basiswissen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, über das Aussehen einer Muster Lohnabrechnung und typische Beispiele für den Nutzen des Outsourcings in der Praxis.

Inhaltsverzeichnis

Glückliche Kunden der Helden Gruppe:

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1. Lohn ODER Gehalt? Der kleine, aber feine Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Alltag meist synonym verwendet. Nimmt man es ganz genau, dann sind Lohn und Gehalt jedoch nicht dasselbe, auch wenn am Ende der Lohn- und Gehaltsabrechnung natürlich eine Überweisung steht. Doch nun zum Thema. Was genau sind nun die Unterschiede zwischen Lohn und Gehalt und welche Bedeutung hat dieser Unterschied für die Unternehmenspraxis:

  • Beim Gehalt handelt es sich in der Regel um ein vertraglich festgelegtes Entgelt, dass für die Ableistung einer ebenso vertraglich festgelegten Anzahl von Arbeitsstunden monatlich geleistet wird. Dieser Aufwand ist fix, also in der Praxis für gewöhnlich nur unter besonderen Umständen veränderbar.
  • Beim Lohn handelt es sich hingegen um eine flexiblere Form des Entgelts. So ist der Lohn in den meisten Unternehmen von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abhängig und variiert von Monat zu Monat. Ein typisches Beispiel ist die Bezahlung von Aushilfen, dessen Einsatz bedarfsgerecht erfolgt. Weniger verbreitet, aber durchaus üblich sind in der Praxis außerdem sogenannte Akkord- oder Stücklöhne. Diese werden dann meist einem garantierten Grundgehalt hinzugerechnet.

Für Unternehmen und insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird so schnell ein wichtiger Unterschied deutlich. Der Aufwand für die Erstellung der Lohnabrechnung ist wesentlich höher als jener für die Gehaltsabrechnung. Dies liegt daran, dass die einem Gehalt zugrunde liegenden Faktoren in der Regel fix sind, während Löhne Monat für Monat individuell erfasst werden müssen. Ob Sie nun die Lohnabrechnung outsourcen, die Gehaltsabrechnung an uns in Düsseldorf auslagern oder sämtliche Arbeiten rund um die Lohnbuchhaltung extern erledigen lassen möchten, wir sind in jedem Fall der passende Ansprechpartner.

2. Wie viel Outsourcing ist sinnvoll?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage lässt sich ohne weiteres nicht geben. Grundsätzlich ist jede denkbare Konstellation möglich. Lassen Sie sich also nicht von alten Denkmustern beeinflussen und behalten Sie im Hinterkopf, dass wir gemeinsam mit Ihnen passende Lösungen finden. Viele Kunden sind durchaus überrascht, dass es manchmal sogar Sinn ergibt, wenn etwa nur die Lohnabrechnung durch uns in Düsseldorf erledigt wird, während die wesentlich simplere Gehaltsabrechnung weiterhin intern abgewickelt wird. Aber warum ist das so?

  • Die Antwort ist simpel, erschließt sich aber aufgrund der begrifflichen Feinheiten nicht immer sofort. Haben Sie den vorherigen Abschnitt aufmerksam gelesen, so ist Ihnen bekannt, dass die Lohnabrechnung oft mehr Aufwand mit sich bringt, als es die Gehaltsabrechnung tut.
  • Beschäftigt Ihr Unternehmen nun etwa viele Aushilfen, Werkstudenten oder auch Saisonarbeitskräfte und wird gar ein Teil mittels leistungsabhängigen Entgeltbestandteilen vergütet, so ergibt sich ein Aufwand, den viele Unternehmen oft unterschätzen.

Entscheiden Sie sich also dazu, die Lohnabrechnung in Düsseldorf an uns outzusourcen, so nehmen wir Ihnen bereits einen Großteil ihrer administrativen Arbeit ab und sorgen durch unsere Erfahrung und Expertise jederzeit für Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Natürlich sind wir uns bewusst, dass die Auslagerung von einzelnen oder ganzen Aufgabenbereichen ein wohl überlegter Schritt ist und die Auswahl eines professionellen Dienstleisters vielen Unternehmen nicht leichtfällt. Daher setzen wir von Anfang an auf Transparenz und Vertrauen. Gerne erklären wir Ihnen unsere Leistungen im Detail (etwa mit Gehaltsabrechnungen als Muster), arbeiten passgenaue Angebote für Ihr Unternehmen aus und stehen Ihnen zur Seite, wenn ihr Unternehmen wächst. Nicht wenige Kunden entschlossen sich beispielsweise erst einmal dazu, einen bestimmten Bereich, wie etwa die Lohnabrechnung an uns in Düsseldorf outzusourcen. Diese Entscheidung setzt dann oft einen wichtigen Lernprozess in Gang:

  • Unternehmer und Angestellte spüren aus erster Hand, dass unsere Leistungen den Arbeitsalltag vereinfachen und vor allem verlässliche Ergebnisse liefern. Einsparpotentiale werden realisiert, Angestellte haben mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und nicht zuletzt das aufgebaute Vertrauen steigert das Interesse, die gesamte Lohnbuchhaltung zukünftig an uns in Düsseldorf zu übertragen.
  • Durch Schnittstellen zu diversen Softwarelösungen wie etwa DATEV oder Elster, lassen sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung problemlos weiterverarbeiten.

Wenn Sie sich eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung als Muster vorstellen, dann haben wir Ihnen bis hierhin schon einige wichtige Aufgaben der Lohnbuchhaltung vorgestellt. Ein weiterer wichtiger, wie erfolgskritischer Faktor bei der Lohnbuchhaltung folgt jedoch im nächsten Abschnitt: die Reisekostenabrechnung

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3. Für viele Unternehmen ist die Reisekostenabrechnung elementarer Bestandteil der Lohnbuchhaltung

In einem typischen Unternehmen arbeiten viele unterschiedliche Persönlichkeiten, die ebenso unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Während einige Personen beispielsweise an einem festen Arbeitsplatz am Stammsitz tätig werden, sind andere Personen häufig im In- und Ausland unterwegs. So erzeugt jede Dienstreise natürlich Kosten, generiert aber in der Regel auch wichtigen Umsatz und sichert langjährige Zusammenarbeit mit guten Kunden. Diese Kosten gilt es nicht nur im Rahmen der Lohnbuchhaltung sachlich korrekt zu erfassen, sondern auch für die Weiterverarbeitung im Rahmen von Steuererklärungen, für das Controlling oder auch die Bilanzierung.

Oft treten reisende Mitarbeiter bei der Begleichung ihrer Reisekosten in Vorleistung. Typische Beispiel für Reisekosten und dienstlich bedingte Kosten sind etwa:

  • Hotelrechnungen
  • Kraftstoffe und Verbrauchsmaterialien
  • Tickets für Zug oder Flugzeug
  • Parktickets
  • Taxifahrten
  • Geschäftsessen
  • Teilnahmegebühren

Oftmals treten Arbeitnehmer bei der Bezahlung in Vorleistung bzw. nicht immer ist sichergestellt, dass ein vom Unternehmen bereitgestelltes Zahlungsmittel auch immer und überall einwandfrei funktioniert. Damit diese Vorleistungen zügig ausgeglichen werden, werden diese im Rahmen der Reisekostenabrechnung bequem durch den Mitarbeiter erfasst und durch uns weiterverarbeitet. Spätestens mit der nächsten monatlichen Abrechnung wird die Schuld dann beglichen (bei hohen Summen sind selbstverständlich auch Reisekostenabrechnungen außer der Reihe möglich). Wichtig ist dabei, dass die entsprechenden Belege revisionssicher erfasst und archiviert werden, so dass diese auch im Rahmen der Betriebskostenabrechnung verbucht werden können. Aus diesem Grund legen wir viel Wert darauf, dass Ihre Mitarbeiter derartige Belege bequem und schnell erfassen können, sodass dies nicht zu einer zeitfressenden Pflicht wird.

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4. Exkurs „Steuerfreibeträge und Reisekostenabrechnung“

Sind Angestellte auf Dienstreise, so arbeiten diese nicht von jenem Ort aus, der in ihrem Arbeitsvertrag als erste Tätigkeitsstätte vereinbart ist. Der Aufenthaltsort während einer Dienstreise ist also außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und kann sich nahezu überall auf diesem Globus befinden – ob zwei Straßen weiter oder auf einem anderen Kontinent ist hierbei zunächst egal. Nun wird angenommen, dass ein Mitarbeiter durch die Abwesenheit trotz Übernahme der Reisekosten durch den Arbeitgeber eigene Kosten hat, die außerhalb von Dienstreisen nicht anfallen würden. Konkret handelt es sich um den Verpflegungsmehraufwand, da ganz simpel gesagt etwa abends nicht wie gewohnt günstig in den eigenen vier Wänden gekocht werden kann, sondern auf Restaurants oder Imbisse zurückgegriffen wird.

Müssten Arbeitnehmern diesen Mehraufwand beleghaft erfassen und exakt nachweisen, würde dies zu einem nicht zu vertretenden Aufwand führen. Aus diesem Grund gewährt der Staat sogenannte steuerfreie Verpflegungspauschalen für Dienstreisen:

  • Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands erhalten Mitarbeiter 28 € für jeden vollen Kalendertag in Abwesenheit sowie 14 € für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen und ebenso für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden
  • Für Auslandsreisen gelten landesindividuelle Freibeträge
  • Werden Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, so sind die Freibeträge um 20 % für ein Frühstück und je 40 % für Mittag- oder Abendessen zu kürzen

Um Abwesenheiten zu erfassen, bedarf es auf Seite einer Mitarbeiterin nur wenige Klicks. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet hingegen jeder Geschäftsvorfall einen gewissen administrativen Aufwand. Haben Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an uns in Düsseldorf übertragen, so brauchen Sie sich um die korrekte Verbuchung aber keine Sorgen mehr machen. Summiert man alle Geschäftsvorfälle sämtlicher Mitarbeiter kommt schnell eine stolze Summe zusammen. Dass Sie und Ihr Unternehmen durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung viel Geld sparen können, liegt also auf der Hand.

Katrin Pampel

Head of HR

katrin.pampel@lohnhelden.net

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5. Spezielle Leistungen im Bereich der Lohnbuchhaltung für Unternehmen im öffentlichen Dienst

Als wären die zahlreichen gesetzlichen und steuerlichen Regelungen rund um die Lohnbuchhaltung nicht schon genug, sehen sich insbesondere Unternehmen in Bereichen des öffentlichen Dienstes mit zusätzlichen Herausforderungen konfrontiert. Diese Herausforderungen sind jedoch erst recht ein Argument, sich mit der Möglichkeit des Outsourcings an uns in Düsseldorf auseinanderzusetzen. Viele Geschäftsführer kommunaler Unternehmen sind regelrecht begeistert, wenn sie erfahren, welche Potentiale Ihnen die Übertragung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an uns als professionellen Dienstleister in Düsseldorf bietet.

Wird die Lohnbuchhaltung stattdessen intern abgewickelt, so sind gerade kleinere Unternehmen einer kaum noch beherrschbaren Komplexität ausgesetzt. So kommt es bei der Gehaltsabrechnung nicht nur in Düsseldorf darauf an, die diversen Besonderheiten öffentlicher Tarifverträge und Versorgungswerke detailliert zu berücksichtigen. Ohne genügend eigenes Personal und dem passenden Know-How eine echte Mammutaufgabe. Typische Vertragswerke sind etwa:

  • Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
  • Der Tarifvertrag für den Nahverkehr (TV-N)
  • Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst in den Bundesländern (TV-L)
  • Darüber hinaus kann es vorkommen, dass auch ältere Vertragswerke wie etwa der Bundes-Angestelltentarifvertrag (BAT) berücksichtigt werden muss – etwa dann, wenn noch Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind, die bereits vor 2006 unter dem BAT beschäftigt waren

Übernehmen wir also in Düsseldorf Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, so können Sie sich nicht nur sicher sein, dass wir der Komplexität gerecht werden, sondern auch Anpassungen oder Gesetzesänderungen genauestens beobachten und Änderungen auf den Tag genau bei der Erstellung von Abrechnungen berücksichtigen.

Unabhängig von der Art Ihres Unternehmens sind wir also der perfekte Ansprechpartner für sämtliche Herausforderungen und Lösungen rund um die Lohnbuchhaltung. Die in Aussicht gestellten Einsparpotentiale und Entwicklungschancen, die sich durch eine Auslagerung nutzen lassen, sind keine leeren Versprechen. Überzeugen Sie sich selbst und sprechen Sie uns an. Gerne evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen Möglichkeiten und Grenzen unserer hoffentlich langjährigen, erfolgreichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf Ihre kostenlose und unverbindliche Kontaktaufnahme per E-Mail, Kontaktformular, Telefon und natürlich auch auf ein persönliches Kennenlernen!

Fazit: Lohnbüro lohnt sich

Wir verstehen uns bei Lohnhelden als Spezialdienstleister, der seine Mandanten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet. Unser Augenmerk liegt auf dem persönlichen Service, auf Zuverlässigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit.

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