Inhaltsverzeichnis

1. Gehaltsabrechnungen sind ein zentraler Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit

In jedem Unternehmen sind in unterschiedlichem Umfang gewisse betriebliche Kernfunktionen zu erbringen. Ein wichtiger Bereich ist in diesem Zusammenhang das Finanz- und Rechnungswesen. Die dort erbrachten Leistungen verfolgen einerseits das Eigeninteresse eines Unternehmens, jederzeit seine Finanzlage im Blick zu haben, ergeben sich andererseits aber auch aus vielseitigen rechtlichen Verpflichtungen.

So sind die unterschiedlichsten Kosten, die einem Unternehmen im Alltag entstehen können für die Erstellung von Steuererklärungen, Voranmeldungen und bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen relevant. In diesem Beitrag widmen wir uns vordergründig der Lohn- und Gehaltsabrechnung, welche ebenfalls für die oben genannten Bereiche von Bedeutung ist, darüber hinaus aber auch eine wichtige Informations- und Nachweisfunktion für Sie und Ihre Mitarbeiter besitzt.

In der Regel enthalten Gehaltsabrechnungen alle relevanten Dinge, die sich in Verbindung mit einem Beschäftigungsverhältnis ergeben. Die Lektüre dieses Beitrags verschafft Ihnen einen guten Überblick über die gesamte Thematik. Kennen Sie sich bereits ein wenig aus, oder möchten vor allem Infos zu ganz bestimmten Punkten erhalten, so können Sie über das nachfolgende Inhaltsverzeichnis ganz bequem zur gewünschten Stelle springen.

2. Die rechtlichen Grundlagen der Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung dient vielen inner- und außerbetrieblichen Dingen als wichtige Berechnungsgrundlage. Dementsprechend gelten in Verbindung mit der Erstellung auch diverse Vorschriften und Gesetze. Auf diese gehen wir in diesem Abschnitt im Detail ein.

  • Zunächst nur für Unternehmen relevant ist die Gehaltsabrechnung im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB). Sind Unternehmen zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet, so ist die korrekte Erfassung im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung relevant. Genauere Regelungen finden sich in den §§ 275 und 285 HGB.
  • Auch wenn Unternehmen international tätig sind und beispielsweise nicht nur nach Maßgabe des HGB, sondern auch anderen Standards wie etwa dem IFRS bilanzieren, sind die Werte aus den Gehaltsabrechnungen von Bedeutung. Da es sich hierbei jedoch um einen anderen betrieblichen Bereich handelt, gehen wir auf diese Punkte nicht weiter ein.

Wesentlich umfangreichere Regelungen finden sich zur Gehaltsabrechnung jedoch in vielen anderen Gesetzen und Verordnungen. Diese Regeln ganz unterschiedliche Dinge und überschneiden sich in Teilen auch inhaltlich. Dennoch ist es wichtig diese im Sinne einer jederzeit korrekten und gesetzeskonformen Gehaltsabrechnung zu kennen.

2.1 Die Gehaltsabrechnung im Sinne der Gewerbeordnung (GewO)

In der Gewerbeordnung (GewO) werden zahlreiche Regelungen aufgeführt, die sich auf den generellen unternehmerischen Alltag beziehen. Auch Art und Umfang von Gehaltsabrechnungen werden in der GewO in § 107 und § 108 genauer geregelt. Auf den Inhalt dieser §§ gehen wir nachfolgend genauer ein. Zwecks besserem Verständnis gehen wir zunächst auf den Inhalt des § 108 ein, bevor wir Ihnen den § 107 GewO näher bringen. Nach der Lektüre verstehen Sie dann auch warum:

  • In § 108 GewO ist geregelt, dass ein Arbeitnehmer mit der Auszahlung seines Arbeitsentgeltes einen Anspruch auf den Erhalt einer Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung hat. Dieser Anspruch entsteht dem Wortlaut gemäß jedoch erst dann, wenn tatsächlich ein Entgelt ausgezahlt wird. Vor der Zahlung können Arbeitnehmer zwar eine Muster Gehaltsabrechnung verlangen, ob sie dieser erhalten, ist jedoch dem Unternehmen überlassen.
  • Geregelt ist in § 108 GewO außerdem, dass einem Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung entweder in Textform oder auch in elektronischer Form bereitgestellt werden kann.

Blick in die Praxis: Die meisten Unternehmen sind mittlerweile dazu übergegangen, ihren Angestellten die Gehaltsabrechnungen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Dies ist kosteneffizient und umweltschonend. Da jedoch von Zeit zu Zeit der Bedarf besteht, auf eine Gehaltsabrechnung in Textform zurückzugreifen (beispielsweise, wenn Arbeitnehmer ihre Kreditwürdigkeit nachweisen müssen), bieten gängige Softwarelösungen oder Anzeigeprogramme die Möglichkeit, elektronische Gehaltsabrechnungen problemlos auszudrucken.

  • Beinhalten muss diese Gehaltsabrechnung sowohl eine Information über den zugrunde liegenden Abrechnungszeitraum und die exakte Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes. Dies können neben den arbeitsvertraglich vereinbarten Gehalt etwa Zuschüsse, Sonderzahlungen oder auch Vergütungen für Überstunden sowie Erstattung von Fahrtkosten sein.
  • Da es sich hierbei um Bruttoentgelte handelt, beinhaltet eine Gehaltsabrechnung außerdem die Beträge die als Lohnsteuer und Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen werden.
  • In § 107 GewO ist festgelegt, dass sämtliche Beträge im Rahmen der Gehaltsabrechnung in Euro auszuweisen sind.

In der Praxis beinhaltet eine Gehaltsabrechnung oft über diese Vorschriften hinaus Angaben zur Person, zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und falls nach Tarifvertrag bezahlt wird, Informationen über die jeweilige Entgeltgruppe.

Seit 2013 ist in § 108 Abs. 3 GewO außerdem normiert, welche Informationen eine Gehaltsabrechnung die zu sozialversicherungsrechtlichen Zwecken ausgestellt wurde, enthalten muss. Diese können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen:

  • Firmenname und Adresse des Arbeitgebers
  • Name und persönliche Daten des Arbeitnehmers
  • Die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers im Sinne des § 147 SGB VI
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Sofern es sich um ein befristetet oder auslaufendes Arbeitsverhältnis handelt, das Enddatum der Beschäftigung
  • Die Abrechnungsperiode sowie die in dieser Periode enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
  • Die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers und ggf. weitere Abzugsmerkmale wie Kirchenzugehörigkeit, Kinderfreibeträge
  • Steuer-ID
  • Die zuständige Einzugsstelle für den fälligen Gesamtbeitrag zur Sozialversicherung sowie den Beitragsgruppenschlüssel
  • Falls ein Arbeitnehmer kinderlos ist, die Angabe, dass nach § 55 Abs. 3 SGB XI ein Zuschlag erhoben wird
  • Wenn gegeben, eine Angabe, dass es sich um eine Beschäftigung in der Gleitzone im Sinne von § 20 Abs. 2 SGB IV handelt
  • Wenn gegeben, Angabe dass es sich um eine Zweit- oder Drittbeschäftigung handelt

2.2 Die Gehaltsabrechnung im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sind zahlreiche Regelungen enthalten, die sich auf die gegenseitigen Pflichten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern beziehen. Auch im Hinblick auf die Gehaltsabrechnung enthält das BetrVG einige Regelungen. Diese finden sich in § 82 BetrVG und regeln folgendes:

  • In § 82 Abs. 2 BetrVG ist geregelt, dass jeder Arbeitnehmer das Recht hat die Berechnung und genaue Zusammensetzung seines Einkommens vom Arbeitgeber erklärt zu bekommen. In Anspruch genommen wird dies vor allem von Arbeitnehmern, deren Gehaltsabrechnung aus diversen Positionen besteht. So gibt es beispielsweise erhöhten Erklärungsbedarf, wenn Zuschläge für Schicht-, Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit gezahlt werden oder diese mit anderen tarifvertraglichen Zulagen zusammenkommen.
  • Da bei der Erläuterung der Gehaltsabrechnung durchaus eine Sprache verwendet wird, die für manche Arbeitnehmer ein Buch mit sieben Siegeln darstellt, ist ebenfalls in § 82 Abs. 2 BetrVG festgelegt, dass ein Mitglied des Betriebsrates der Erläuterung einer Gehaltsabrechnung beiwohnen kann. Das Betriebsratsmitglied ist in diesem Zusammenhang zu Stillschweigen verpflichtet.

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2.3 Die Gehaltsabrechnung im Sinne weiterer Gesetze

In den vorherigen zwei Abschnitten wurden die wichtigsten zwei gesetzlichen Erwähnungen der Gehaltsabrechnung vorgestellt. Darüber hinaus widmen sich jedoch auch weitere Gesetze und Verordnungen der Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung und wie mit diesem umzugehen ist. Damit Sie einen möglichst umfangreichen Überblick bekommen, haben wir diese Gesetzesstellen nachfolgend für Sie übersichtlich zusammengefasst:

  • Wichtige Regelungen zur Gehaltsabrechnung finden sich im vierten Sozialgesetzbuch. In den §§ 28a bis 28f sind zahlreiche Regelungen zu finden, die vorgeben wann und in welcher Form derartige Abrechnungen zu erstellen, zu erfassen und weiterzuverarbeiten sind. In § 28f ist beispielsweise geregelt, dass ein Arbeitgeber für jeden einzelnen Mitarbeiter Entgeltunterlagen zu führen hat, zu denen letztlich auch die individuellen Entgeltabrechnungen gehören
  • Da Lohnkosten in den meisten Unternehmen jene Betriebskosten mit dem höchsten Anteil an den Gesamtkosten sind, ergeben sich auch aus steuerrechtlichen Gründen zahlreiche Verpflichtungen. Im Sinne des Einkommensteuergesetzes muss ein Arbeitgeber beispielsweise am Ort jeder Betriebsstätte ein Lohnkonto für die dort beschäftigten Arbeitnehmer führen (§ 41 EStG).
  • Welche Angaben ein Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmer erheben und in einer Gehaltsabrechnung verarbeiten muss, ist in § 8 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) geregelt.

Wichtig für Arbeitgeber: Während die GewO vorschreibt, dass Arbeitnehmern die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form oder in Textform bereitgestellt werden muss, ist in § 1 der Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV) festgelegt, dass die Meldungen und Beitragsnachweise an die zuständigen Behörden ausschließlich in elektronischer Form übermittelt werden.

Wichtig für Arbeitnehmer: Da die Auszahlung des Nettoentgeltes in Form von Bargeld unüblich geworden ist, sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet ihrem Arbeitgeber auf Verlangen eine Kontoverbindung anzugeben, auf die das Entgelt überwiesen werden soll. Auch wenn das Bundesbesoldungsgesetz (BBesG)sich vor allem an Beamte richtet, gelten die hierzu getroffenen Regelungen in § 17a BbesG auch für privatwirtschaftliche Arbeitnehmer.

Katrin Pampel

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2.4 Sonderfall Abgabenordnung (AO): Die einzelnen Gehaltsabrechnungen dienen als Grundlage für die jährliche Lohnsteuerbescheinigung

Nach Abschluss eines Kalenderjahres erstellen Unternehmen nach Maßgabe des § 93c der Abgabenordnung (AO) eine Lohnsteuerbescheinigung, welche alle sozialversicherungs- wie steuerrechtlichen Daten enthält. In der Regel wird eine solche Lohnsteuerbescheinigung sowohl automatisch an die jeweils zuständigen Finanzbehörden übermittelt als auch den Arbeitnehmern zugesandt.

Nehmen Arbeitgeber an der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung teil, so erleichtert dies den Arbeitnehmern die Erstellung einer Steuererklärung erheblich. Die in dieser Bescheinigung enthaltenen Daten können mittels Eingabe eines Codes sofort in ein neues Formular übertragen werden und müssen nicht mehr mühsam per Hand eingetragen werden.

3. Wie Unternehmen in der Praxis mit Gehaltsabrechnungen umgehen

Das auf die Erstellung und Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen nicht verzichtet werden kann, ist nach der Lektüre des vorangegangenen Kapitels klar. Dennoch ist der Umgang mit dem Thema „Gehaltsabrechnung“ in der Praxis alles andere als einheitlich. Längst nicht alle Unternehmen nutzen zur Erstellung, Archivierung und Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen leistungsfähige Software oder greifen auf die Hilfe von professionalisierten Dienstleistern zurück.

Da die Lohnbuchhaltung in vielen Unternehmen jedoch erhebliche Ressourcen bindet, ist ein Trend zu mehr Digitalisierung zu erkennen. In vielen großen Unternehmen ist es beispielsweise schon Standard, den Mitarbeitern ihre Entgeltabrechnungen über sogenannte Employee Self Services bereitzustellen.

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen gehen auch immer öfter dazu über, das gesamte Leistungsspektrum der Lohnbuchhaltung, zu der auch die Gehaltsabrechnung zählt, an Dienstleister auszulagern. Diese haben sich auf die Erfassung und Verarbeitung aller relevanten Daten spezialisiert und sind in der Lage eine Entgeltabrechnung durchzuführen, die den Ansprüchen aller Anspruchsgruppen (neben Arbeitgeber und Arbeitnehmer insbesondere das Finanzamt und die verschiedenen Sozialversicherungen) genügt.

Durch die Auslagerung derartiger Leistungen, zu denen beispielsweise auch das Führen einer Payroll gehört, können Unternehmen ihre internen Organisationsstrukturen verschlanken und frei werdende Ressourcen gewinnbringender einsetzen.

Um Ihnen nun jedoch einen guten Überblick darüber zu verschaffen, was in einer Gehaltsabrechnung alles enthalten ist, widmen wir uns im nächsten Abschnitt einer Muster Gehaltsabrechnung.

3.1 Eine Gehaltsabrechnung als Muster

Nachfolgend stellen wir Ihnen eine Muster Gehaltsabrechnung dar, welche sich an einem Beispiel von Wikimedia Commons (einem freien Medienarchiv) orientiert. Dieses Muster einer Gehaltsabrechnung bezieht sich auf den Fall, dass keine weiteren Angaben als die enthaltenen nötig sind. In der Praxis kann es jedoch durch tarifvertragliche Regelungen, eine Betriebsvereinbarung oder gesetzlichen Vorschriften dazu kommen, dass weitere Punkte enthalten sind.

Ausgehend von den laufenden Bezügen in der Praxis meist in Form eines Monats- oder Stundenlohns werden folgende Werte zur Berechnung des Gesamtbruttos hinzugerechnet

+ Geldwerte Vorteile (z.B. durch Dienstwagen zur privaten Nutzung) und Sachbezüge

+ Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers (Beispiel: VL-Sparen)

+ Leistungen des Arbeitgebers zu einer eventuellen betrieblichen Altersvorsorge

= Gesamtbrutto

Dieses so errechnete Gesamtbrutto entspricht aber noch nicht dem für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge nötigen Sozialversicherungsbrutto:

  • Vom Gesamtbrutto werden zur Berechnung des Sozialversicherungsbruttos noch die etwaigen vom Arbeitgeber entrichteten Beiträge zur Altersvorsorge abgezogen
  • Beim Sozialversicherungsbrutto handelt es sich um jenen Teil des Entgelts, für das eine Beitragspflicht zur Sozialversicherung besteht. In der gesetzlichen Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung existieren jedoch Beitragsbemessungsgrenzen. Liegt das Einkommen darüber, so sind für diese Teile keine weiteren Beiträge fällig.
  • Vom Sozialversicherungsbrutto werden folgende Beträge abgezogen, um schließlich das Steuerbrutto zu errechnen:
  • Steuerfreibeträge (beispielsweise Kinderfreibeträge oder Pauschalen für Menschen mit einer Schwerbehinderung)
  • Eigene Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, sofern diese nicht bereits zuvor abgezogen wurden

= Steuerbrutto

Ausgehend von diesem Steuerbrutto werden nun Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen, um schließlich das Nettoarbeitsentgelt zu berechnen.

 

Summe Steuerbrutto -

  • Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung
  • Bei kinderlosen Arbeitnehmern ein Zuschlag zur Pflegeversicherung

= Nettoarbeitsentgelt

In einigen Fällen ist das so ermittelte Nettoarbeitsentgelt gleich dem Auszahlungsbetrag. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass sich Nettoarbeitsentgelt und Auszahlungsbetrag unterscheiden. Welche Dinge hierbei eine Rolle spielen, zeigt sich mit Blick auf den letzten Teil unserer Muster Gehaltsabrechnung:

 

Nettoarbeitsentgelt

  • Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Persönliche Abzüge (z.B. Vorschüsse, Pfändungen oder Tilgungsleistungen für ein vom Arbeitgeber gewährtem Darlehen)

+ Steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge oder Aufwandsentschädigungen

= Auszahlungs- bzw. Überweisungsbetrag an den Arbeitnehmer

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3.2 Über die Muster Gehaltsabrechnung hinaus: Welche Bestandteile gibt es noch?

Wie bereits zu Beginn des vorherigen Abschnitts erwähnt, enthält unsere Muster Gehaltsabrechnung keine Entgeltbestandteile, die sich etwa aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder auch gesetzlichen Regelungen ergeben. Dennoch möchten wir diese Bestandteile einer Gehaltsabrechnung nicht unerwähnt lassen.

Ein klassisches Beispiel für hier nicht enthaltene Entgeltbestandteile sind Zahlungen, die aufgrund von tarifvertraglichen Regelungen gezahlt werden. So ist es beispielsweise möglich, dass Überstunden mit einem höheren Stundenlohn entlohnt werden, als wenn es sich um normale Arbeitszeit handelt. Darüber hinaus ist es denkbar, dass sich derartige Zuschläge mit anderen Zuschlägen vermischen. Hierüber informiert in der Regel der Tarifvertrag. Kommen zwei Zuschlagsarten zeitgleich auf, so kann es etwa sein, dass die Summe der Zuschläge reduziert oder gedeckelt wird.

Ebenfalls nicht enthalten sind in unserer Muster Gehaltsabrechnungen Sonderzahlungen (etwa für die Betriebsangehörigkeit) sowie steuerfreie Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im In- und Ausland. In der Praxis müssen aber selbstverständlich auch diese Entgeltbestandteile bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen berücksichtigt werden, um jederzeit eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Welche Dinge im Hintergrund nötig sind, um eine jederzeit korrekte und rechtssichere Gehaltsabrechnung sicher zu stellen, erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt. Dort gehen wir insbesondere auf die typischen Geschäftsprozesse ein, die etwa in der Buchhaltung und insbesondere der Lohnbuchhaltung anfallen.

4. Eine korrekte Gehaltsabrechnung ist das Ergebnis zahlreicher Einzelprozesse

Wenn ein Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung in den Händen hält oder vor sich auf dem Bildschirm hat, so ist diesem in der Regel nicht bewusst, was alles im Hintergrund getan werden musste, um diese Gehaltsabrechnung in dieser Form bereitzustellen. In diesem vierten Abschnitt widmen wir uns also all den Aufgaben, die im Hintergrund erbracht werden müssen, um eine reibungslose Lohnbuchhaltung zu gewährleisten.

Innerhalb dieses Abschnitts beschäftigen wir uns auch mit der Frage, ob es sich lohnt Gehaltsabrechnungen an einen externen Dienstleister auszulagern. Ein kurzer Spoiler vorab: Für viele Unternehmen entpuppte sich das Outsourcing von Gehaltsabrechnungen als eine lohnenswerte Entscheidung.

4.1 Die typischen Aufgaben rund um die Erstellung von Gehaltsabrechnungen

Jede Gehaltsabrechnung beinhaltet ganz individuelle Werte und basiert auf verschiedenen Geschäftsvorfällen. Damit Gehaltsabrechnungen von Anfang an valide und verlässlich sind, ist einige organisatorische Vorarbeit nötig. Das Grundgerüst aller Gehaltsabrechnungen in einem Unternehmen ist zunächst die Gehaltsliste. Der englische Begriff „Payroll“ setzt sich auch im deutschen Sprachgebrauch immer weiter durch.

Auf dieser Payroll stehen alle Mitarbeiter eines Unternehmens die in der aktuellen Periode (in der Regel der Monat) ein Entgelt erhalten:

  • Treten neue Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so werden deren Daten und Entgeltmerkmale erfasst und auf der Payroll hinterlegt
  • Scheiden Mitarbeiter aus, etwa weil ihr Vertrag befristet war oder sie in Rente gehen, so werden deren Daten von der Payroll entfernt

Zu den eben genannten Vorteilen kommt hinzu, dass auch der Betrieb, der die Baulohnabrechnung auslagert Effizienzvorteile hat. Die Mitarbeiter, die nebenbei oder zusätzlich zu ihrer eigentlichen Tätigkeit für die Baulohnabrechnung zuständig sind, werden entlastet und können sich effizient ihren eigentlichen Kernaufgaben widmen.

Die Baulohnabrechnung und die Büroarbeiten rund um die Mitarbeiter im Baugewerbe sind bekanntermaßen sehr umfangreich und erfordern Zeit und besondere spezielle Kenntnisse. Die immer wieder veränderten Tarifverträge und gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung der Baulohnabrechnung beachtet werden. Auf .

Grund der ständigen Veränderungen macht es Sinn, sich auf einen Partner verlassen zu können, der auf die Erstellung von Baulohnabrechnungen spezialisiert ist

Bei großen Unternehmen im Baugewerbe, die auf mehreren Baustellen im Einsatz sind, müssen die erbrachten Arbeitsleistungen auf die verschiedenen einzelnen Projekte und die entsprechenden Kostenstellen gebucht werden. Beim Baulohn Outsourcing erledigen wir das für Sie. Sie behalten den Überblick über alle Personalkosten, erhalten wichtige Kennzahlen für Controlling und Projektierung und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

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4.2 Ein wichtiger Bestandteil der Gehaltsabrechnung ist die Abrechnung von Reisekosten

Bis hierhin unerwähnt geblieben ist die Bedeutung von Reisekosten für die Gehaltsabrechnung. Wie bedeutsam Reisekosten für diese sind, lässt sich nicht pauschal sagen. Ist die Struktur eines Unternehmens durch rege Reise- und Vertriebstätigkeit geprägt, so fallen natürlich deutlich mehr Reisekosten an, als es bei einem standortgebundenen Dienstleister der Fall ist. Fakt ist jedoch, dass Reisekosten die Gehaltsabrechnung merklich beeinflussen und sowohl im Interesse eines Unternehmens, des Finanzamt und des Mitarbeiters korrekt erfasst und abgerechnet werden müssen.

Da Reisekosten gleichzeitig auch Betriebskosten sind, ist eine korrekte Erfassung natürlich auch aus steuerlicher Sicht bedeutend:

  • Entsprechende Belege müssen durch Mitarbeiter im Sinne des HGB erfasst und durch die verarbeitende Stelle archiviert werden
  • Reisen Mitarbeiter regelmäßig, so wenden diese für die korrekte Reisekostenabrechnung oft viel Zeit. Mit innovativen und praktikablen Softwarelösungen kann dem entgegen gewirkt werden.
  • Viele Unternehmen, die sich dazu entscheiden die Erstellung von Gehaltsabrechnungen auszulagern, lagern daher auch gleich die Reisekostenabrechnung mit aus.

Im nächsten Abschnitt widmen wir uns schließlich im Detail der Frage, wie genau sich Reisen und Reisekosten denn überhaupt auf Gehaltsabrechnungen auswirken. Da in der Praxis viele denkbare Fälle eintreten können, kann es natürlich sein, dass manche Beispiele nicht exakt auf Ihr Unternehmen zutreffen.

4.3 Reisekosten in der Gehaltsabrechnung verständlich erklärt

Bevor wir uns den Reisekosten und deren Einfluss auf die Gehaltsabrechnung widmen, widmen wir uns noch kurz dem Thema Reisekosten aus einer allgemeineren Sicht. Eine mögliche Definition der Reisekosten könnte wie folgt lauten:

  • Reisekosten sind all jene Kosten, die in Verbindung mit einer Dienstreise unabhängig von der Dauer der Abwesenheit anfallen.
  • Zu Controllingzwecken werden gelegentlich die reinen Reisekosten, also Kosten für Dienst- oder Leihwägen, Zug- oder Flugtickets oder sonstige Transfers und die Kosten für die Unterbringung von weiteren Kosten, den Reisenebenkosten, unterschieden.
  • Zu den Reisenebenkosten gehören hingegen alle Kosten, die sich nicht unbedingt im Voraus planen lassen. Hierzu gehören beispielsweise Kosten für Parktickets, Mautgebühren oder auch Taxi- oder U-Bahn-Fahrten.

Viele Unternehmen stellen ihren vielreisenden Mitarbeitern Unternehmenskreditkarten aus, mit denen im besten Fall alle Reisekosten beglichen werden können. Da Kreditkarten aber mitunter nicht immer akzeptiert werden (man denke etwa an einen Parkschein- oder Fahrtkartenautomat), kann es sein, dass ein Mitarbeiter zunächst in Vorleistung treten muss.

Sämtliche Reisekosten, die ein Mitarbeiter aus eigener Tasche begleicht, werden dann im Rahmen der Gehaltsabrechnung erstattet. Eine solche Erstattung ist selbstverständlich und gängige Praxis. Entsprechende Beträge werden auf einer Gehaltsabrechnung gesondert ausgewiesen. Mitunter entstehen Mitarbeitern durch Dienstreisen aber auch private Kosten. Welche dies sind und wie diese in der Praxis berücksichtigt werden, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

4.4 Fahrtkosten in der Gehaltsabrechnung

Ein wichtiger Bestandteil der Gehaltsabrechnung findet sich vor allem bei Mitarbeitern, die zwar dienstlich veranlasste Reisen unternehmen, dabei aber mit dem eigenen PKW an ihren Zielort gelangen. Die hierdurch entstehenden Kosten sind durch den Arbeitgeber im Rahmen der Gehaltsabrechnung zu erstatten. Aufgrund der zahlreichen denkbaren Konstellationen hat sich hierbei eine Regel etabliert, die den Umgang mit solchen Reisekosten stark vereinfacht:

  • Statt auf exakte Beträge zurückzugreifen, werden einem Arbeitnehmer generell 35 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerfrei als Fahrtkostenpauschale erstattet.
  • Mit diesen 0,35 € sind dann sämtliche Kosten abgegolten, auch wenn die tatsächlichen Kosten darunter oder auch darüber liegen können.
  • Durch arbeitsvertragliche Regelungen oder auch eine Betriebsvereinbarung können Unternehmen ihren Angestellten auch mehr als 0,35 € pro Kilometer an Fahrtkosten erstatten. Jegliche Erstattungen, die jedoch über diesen Betrag hinausgehen, unterliegen in voller Höhe der Steuerpflicht.

In der Praxis weisen Angestellte ihre Reisekosten in der Regel durch Angabe von Start und Ziel sowie den gefahrenen Kilometern nach. Am einfachsten ist es, wenn derartige Angaben durch eine praktikable Software von einem erfahrenen Dienstleister erfasst und verarbeitet werden.

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4.5 Der Verpflegungsmehraufwand durch Dienstreisen in der Gehaltsabrechnung

Ist ein Angestellter oder eine Angestellte dienstlich veranlasst auf Reisen, so wird unterstellt, dass durch diese Reise ein sogenannter Verpflegungsmehraufwand entsteht. So ist es nur logisch, dass es für Mitarbeitende auf Reisen generell teurer ist sich mit Dingen des alltäglichen Bedarfs (allen voran Mahlzeiten) zu versorgen, als wenn diese in den eigenen vier Wänden wären.

Um Kosten geltend zu machen, sehen diverse handels- und steuerrechtliche Regelungen eigentlich die Verpflichtung vor, alle relevanten Belege zu erfassen und zu archivieren. Dass dies in der Praxis zu einem nicht tolerierbaren Aufwand führt, wird mit Blick auf einen typischen stressigen Tag auf Dienstreise deutlich:

  • Für jeden Kaffee, für jede große und kleine Mahlzeit sowie für jede andere Ausgabe, die der Verpflegung zugerechnet werden kann, müssten Belege gesammelt und archiviert werden.

Um diesem bürokratischen Aufwand etwas entgegenzusetzen, haben sich in der Praxis steuerfreie Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand etabliert. Diese werden im Rahmen der Gehaltsabrechnung ebenfalls gesondert ausgewiesen und hängen von Art und Umfang der getätigten Dienstreisen ab:

  • Für eine Abwesenheit von vollen 24 Stunden beträgt diese steuerfreie Pauschale zurzeit 28 € pro Tag
  • Für untertägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 9 Stunden sowie den Tag der An- und Abreise bei mehrtägigen Dienstreisen wird eine steuerfreie Pauschale von derzeit 14 € gewährt

Diese Regelung macht die Abrechnung und Erfassung derartiger Kosten zwar einfacher, ganz ohne zusätzliche Regelungen kommt es jedoch nicht aus. So sind die zuvor genannten Pauschalen um 40 % zu kürzen, wenn dem Mitarbeiter ein Mittag- oder Abendessen, oder um 20 %, wenn diesem ein Frühstück bereitgestellt wird.

Damit die Erfassung derartiger Geschäftsvorfälle möglichst einfach ist, bieten professionelle Dienstleister funktionale Tools, die die Erfassung derartiger Informationen vereinfachen. Im Rahmen der Abrechnung können Mitarbeiter beispielsweise durch die Auswahl einer Checkbox angeben, ob entsprechende Mahlzeiten bereitgestellt wurden.

Achtung: Die zuvor genannten Beträge gelten ausschließlich für Dienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland!

Für Dienstreisen ins Ausland gelten in Abhängigkeit vom Aufenthaltsort andere Pauschalen. Sollte ein Zielort keinem vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) Land zuzuordnen sein, so würden automatisch die aktuellen Pauschalen für eine Dienstreise nach Luxemburg unterstellt. Eine Liste mit entsprechenden Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland mit Gültigkeit ab dem 1. Januar 2020 finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bundesfinanzministerium.de/­Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/­2019-11-15-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2020.pdf

Interessant: Befinden sich Mitarbeiter auf Dienstreise im Ausland, so kann es insbesondere bei länger andauernden Dienstreisen sein, dass diese sich selbstständig um eine Unterkunft kümmern. Um auch hierbei die Erfassung und Abrechnung entsprechender Kosten zu vereinfachen, können in solchen Fällen Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Rahmen der Gehaltsabrechnung verwendet werden. Die Höhe dieser Pauschbeträge unterscheidet sich mitunter beträchtlich:

  • Während für eine eigens organisierte Übernachtung im Kosovo lediglich 57 € pro Tag gewährt werden, werden für eine Übernachtung in Angola ganze 299 € Pauschbetrag gewährt.
  • Angola ist in diesem Zusammenhang natürlich ein bewusst ausgewähltes Extrembeispiel. So befindet sich in diesem eigentlich armen Land ein wichtiges Zentrum der Ölindustrie. Entsprechend kostenintensiv ist dort die Unterbringung für reisende Ausländer

Sämtliche Pauschalen und Kostenerstattungen werden im Rahmen der Gehaltsabrechnung detailliert und nachvollziehbar aufgeführt. Hier zeigt sich also schon, dass in manchen Unternehmen mitunter ein erheblicher Aufwand nötig ist, um alle relevanten Geschäftsvorfälle gesetzeskonform zu erfassen und zu archivieren.

Im nächsten und letzten Kapitel widmen wir uns nun also der Frage, warum es für viele Unternehmen interessant ist, die Abwicklung ihrer Gehaltsabrechnungen an einen professionellen Dienstleister wie Lohnhelden auszulagern.

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5. Gehaltsabrechnung auslagern: Fokus auf Kernkompetenzen

Das Rechnungswesen, zu dem auch die Lohnbuchhaltung gehört, ist eine wichtige Kernfunktion in jedem Unternehmen. Die entsprechenden Leistungen zur Aufgabenerfüllung müssen verpflichtend erbracht werden und jederzeit gewissen Qualitätsansprüchen gerecht werden. Um dies zu gewährleisten braucht es einerseits qualifizierte Mitarbeiter, die nötige organisatorische Struktur und natürlich Softwarelösungen, die bei der Abwicklung unterstützen.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist nun das Problem präsent, dass entsprechende Aufgaben in ihrem Umfang stark variieren und Funktionen wie die Lohnbuchhaltung nur selten kosteneffizient intern abgewickelt werden. Da es sich bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen sozusagen um ein notwendiges Übel handelt, sind Unternehmen gezwungen viel Geld für die Erbringung einer Leistung aufzuwenden, die eigentlich gar nicht zu ihrem Geschäftserfolg beiträgt.

Weitaus geringer fallen diese Kosten aus, wenn die Gehaltsabrechnung in all ihren Facetten an einen erfahrenen Dienstleister ausgelagert wird, dessen Kernkompetenz ebendieser Bereich ist. Typische Vorteile einer solchen Auslagerung lassen sich ohne weiteres benennen:

  • Ein erfahrener Dienstleister kann ohne Probleme auch mit temporär erhöhtem Aufwand bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen gut zurechtkommen und Leistungen einfach in benötigtem Umfang erbringen
  • Durch die Auslagerung ergeben sich Skaleneffekte, da nicht nur die direkten Kosten einer internen Leistungserbringung reduziert werden, sondern auch indirekte Kosten, beispielsweise für den organisatorischen Aufwand und die Suche nach Personal für die Lohnbuchhaltung entfallen.
  • Auch verfügt Lohnhelden über alle nötigen Tools, um Ihren Mitarbeitern die lästigen Nebensachen von Abrechnungen bestmöglich zu erleichtern. Statt viel Zeit mit der Sammlung und Archivierung von Belegen zu verschwenden, sind solche Bestandteile der Gehaltsabrechnung durch die Auslagerung schnell erledigt.

Natürlich ist die Auslagerung solcher Tätigkeiten keine Entscheidung, die ein Unternehmen leichtfertig treffen sollte. Dennoch zeigt sich nach unserer Erfahrung, dass es sich durchaus lohnt, wenn man betriebliche Organisationsstrukturen und vor allem auch die Betriebskosten kritisch hinterfragt und durch Auslagerung zu optimieren versucht.

Vielen unserer Kunden ermöglichte die Auslagerung der Gehaltsabrechnung endlich wieder frei zu atmen. Statt sich ständig um die richtige Gestaltung von Gehaltsabrechnungen zu sorgen, können sich diese seit der Übergabe an uns wieder gezielt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Unserer Verantwortung sind wir dabei natürlich jederzeit bewusst. So haben die Gehaltsabrechnungen, die wir für Sie erstellen natürlich nicht nur für Ihre Mitarbeiter eine wichtige Informations- und Orientierungsfunktion, sondern sind auch für das restliche Zahlenwerk Ihres Unternehmens von Bedeutung.

Wir erfassen im Rahmen der Gehaltsabrechnung alle relevanten Vorfälle so, dass diese auch problemlos im Rahmen von Steuererklärungen oder der Erstellung von Jahresabschlüssen weiterverwendet werden. Durch Schnittstellen mit allen gängigen Softwarelösungen ist eine einfache Übertragbarkeit der Daten jederzeit möglich – bei größtmöglicher Datensicherheit.

Sollten sich nach der Lektüre unseres umfangreichen Beitrags zur Gehaltsabrechnung noch Fragen ergeben, so freuen wir uns jederzeit Ihnen diese Fragen zu beantworten. Auch wenn Sie Interesse an unseren Leistungen haben, freuen wir uns jederzeit auf eine Kontaktaufnahme. Gerne finden wir gemeinsam mit Ihnen heraus, wie genau Sie von einer Zusammenarbeit mit uns profitieren können. Kostenlos und unverbindlich versteht sich!

Lohnhelden steht Ihnen jederzeit telefonisch, per E-Mail und auch nach Absprache persönlich zur Verfügung.

Fazit: Lohnbüro lohnt sich

Wir verstehen uns bei Lohnhelden als Spezialdienstleister, der seine Mandanten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet. Unser Augenmerk liegt auf dem persönlichen Service, auf Zuverlässigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit.

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