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Nur rund ein Viertel der deutschen KMU arbeitet mit digitalen Personalakten. Diese sind aber wichtig als Basis für die lückenlose Personalarbeit. Sie werden zentral aufbewahrt, Schattenakten gibt es nicht. Pflegen Sie jetzt Ihre Personalakten online sicher ein bei den Lohnhelden.
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Mit der digitalen Personalakte ordnen Sie Verträge und gescannte HR-Dokumente gebündelt und sicher einzelnen Mitarbeitern zu. Wir unterstützen Sie dabei mit unserer digitalen Personalakte des Programms Agenda. Damit haben Sie stets genau diejenigen Unterlagen zur Hand, die Sie für einen aktuellen Fall benötigen. Die Vorteile überzeugen sofort:
Durch eine digitale Personalakte ist die Dokumentenpflege an unterschiedlichen Orten endlich Geschichte. Diese führte in der Vergangenheit zu sogenannten Schattenakten, die einmal angelegt worden waren, anschließend aber vergessen in Schubladen schlummerten. Das birgt die Gefahr, dass Ihnen wichtige Informationen zu einem Mitarbeiter fehlen. Sie sind eigentlich da (in der Schattenakte), doch niemand weiß noch, wo sie zu finden sind. Bei uns können Sie beispielsweise auch Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung outsourcen und Prozesse einheitlicher und übersichtlicher gestalten.
Die Auswertung in der digitalen Personalakte erfolgt nach Pflichtdokumenten. Das verschafft Ihnen jederzeit die Übersicht über fehlende oder bereits abgelegte Unterlagen.
Vereinbarungen, Vertragsunterlagen und Beurteilungen hinterlegen Sie in der digitalen Personalakte bequem per drag&drop. Ordnen Sie jeden Vorgang ganz einfach den Stammdaten des betreffenden Mitarbeiters zu.
Für die Wiedervorlage – die Überprüfung einzelner Dokumente nach Ablauf einer vorgegebenen Zeit – legen Sie schon im Vorfeld einen Termin, auf Wunsch auch den konkreten Bearbeiter fest. Dieser erhält zu dem Vorgang automatisch eine Erinnerung.
Überlassen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung erfahrenen Spezialisten. Wir sorgen für korrekte Abrechnungen, termingerechte Meldungen und maximale Entlastung für Ihr Unternehmen.
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Definieren Sie selbst Ihre individuelle Ablagestruktur. Die digitale Personalakte sortiert daraufhin alle Schriftstücke entsprechend Ihrer Vorgabe nach Dokumententypen oder über ein Register ein.
Diejenigen Führungskräfte und HR-Mitarbeiter, die Informationen zu einzelnen Kolleginnen und Kollegen erhalten dürfen, können über das Personal-Portal mit ihrem administrierten Passwort auf definierte Dokumente aus einzelnen Personalakten zugreifen.
Die digitale Personalakte sorgt gleichsam für Vollständigkeit und Sicherheit. Sie verwahrt Mitarbeiterdokumente zentral. Sie vergeben Berechtigungen für den Zugriff.
Ihre Personalakten lassen sich in wenigen Arbeitsschritten digitalisieren. Wenn Ihnen hierfür die Zeit fehlt, helfen Ihnen gern die Consultants von Lohnhelden.
Gehalts- und Lohnabrechnung inklusive aller wesentlichen Auswertungen als Download monatlich ab € 9,90 pro Gehaltsabrechnung zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
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UNVERBINDLICH INFORMIERENSprechen Sie sofort mit einem Mitarbeiter, der Ihnen weiterhilft.
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FAQ
Bei der digitalen Personalakte zahlt der Arbeitgeber entweder einen Betrag pro Mitarbeitenden oder die Miete einer Software. Je nach Anbieter und Paket können die Preise variieren.
Eine digitale Personalakte erfordert kein Papier: So sparen Sie Platz, haben keine Materialkosten und keinen Aufwand beim Heraussuchen einzelner Akten. Darüber hinaus haben Sie dadurch eine hohe Datensicherheit.
Die digitale Personalakte funktioniert genauso, wie die Personalakte aus Papier. Es werden zum Beispiel arbeitsrelevante Unterlagen darin abgelegt und nur bestimme Personen erhalten einen digitalen Zugriff.
In die digitale Personalakte gehören dieselben Dokumente, wie in die Papierakte. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträge etc.
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