Entgeltabrechnung einfach auslagern: Monat für Monat rechnen wir Löhne und Gehälter verlässlich und kostengünstig ab

Das Finanz- und Rechnungswesen ist in jedem Unternehmen eine wichtige Querschnittsfunktion. So laufen dort alle Geschäftsvorfälle zusammen, werden verbucht und archiviert und schließlich für die weitere Verwendung im Rahmen von Steuererklärungen, der betrieblichen Gewinnermittlung oder etwa zu Controllingzwecken vorbereitet. Das Finanz- und Rechnungswesen wiederum lässt sich auch in verschiedene Bereiche einteilen, zu denen beispielsweise die Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung gehört. Eine solche Einteilung ist zweckmäßig, da bei der Entgeltabrechnung beispielsweise andere Faktoren und Arbeitsweisen von Bedeutung sind, als es in der Kostenrechnung oder Bilanzierung der Fall ist.

Das Problem: Entgeltabrechnungen unternehmensintern abzuwickeln ist für viele Unternehmen aber schlicht unwirtschaftlich. So verursacht die Schaffung einer eigenen Abteilung für die Entgeltabrechnung häufig kosten, die in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand stehen. Genau dann ist es eine durchaus interessante Alternative, die Entgeltabrechnung an einen professionelles Lohnbüro auszulagern. Während unsere Kernkompetenz die Durchführung und das Management der Entgeltabrechnung ist, können Sie sich fortan auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Worauf es bei der Entgeltabrechnung ankommt, welche Aufgaben in diesem Zusammenhang regelmäßig anfallen und wie genau Ihr Unternehmen durch die Auslagerung profitieren kann, erklären wir Ihnen nachfolgend genauer. Einen Überblick über die folgenden Inhalte liefert das Inhaltsverzeichnis.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Entgeltabrechnung im Portrait: Vielschichtige Aufgaben mit direkter Erfolgswirksamkeit

Für ein Unternehmen sind seine Mitarbeiter sowohl ein Erfolgs- als auch ein Kostenfaktor. Gute Mitarbeiter generieren Umsatz und bilden die Grundlage für einen langfristigen Unternehmenserfolg, gute Mitarbeiter erhalten aber auch einen fairen Lohn für ihre Arbeit. In Deutschland ist es üblich, dass Löhne und Gehälter monatlich zu vertraglich festgelegten Zeitpunkten ausgezahlt werden:

  • Zahlt ein Unternehmen beispielsweise immer am 20. Des Monats Löhne und Gehälter aus, so würde eine Mitarbeiterin am 20. August den Lohn für den Monat Juli erhalten.
  • Durch diesen zeitlichen Abstand ist dann ausreichend Zeit vorhanden, um die Entgeltabrechnung sorgfältig und inhaltlich korrekt abzuwickeln
  • Gerade wenn bei der Entgeltabrechnung diverse Faktoren wie etwa Überstunden, Zuschläge für Arbeit zu bestimmten Zeiten oder Reisekosten berücksichtigt werden müssen, ist dies besonders nützlich.

Da Arbeitgeber im 21. Jahrhundert immer häufiger gezwungen sind, ihren Mitarbeitern einiges zu bieten, ist es nur selbstverständlich, dass die Entgeltabrechnung jederzeit professionell und vor allem pünktlich erfolgt. Fehlen in einem Unternehmen die dazu nötigen Ressourcen oder wird die Entgeltabrechnung etwa durch die Geschäftsführung oder das Sekretariat zusätzlich zu anderen Kernaufgaben erledigt, so ist Ärger und Stress vorprogrammiert. Spätestens wenn Ihnen Unwohl wird, sobald Sie auch nur an die Entgeltabrechnung denken, ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie sich mit uns in Verbindung setzen sollten. Gemeinsam finden wir heraus, wie Sie und Ihr Unternehmen am besten von der Auslagerung der Entgeltabrechnung profitieren können.

Da die Entgeltabrechnung nun mal unsere Kernkompetenz ist, profitieren Sie von günstigen und planbaren Kosten bei einem gleichbleibend starken Leistungspaket. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie von Anfang an, welche Leistungen wir erbringen und von welchen Faktoren eine jederzeit gute Entgeltabrechnung abhängt.

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2. Die Basis der Entgeltabrechnung: Mitarbeiterprofile für die Gehaltsliste

Auch im deutschen Sprachraum setzt sich der Begriff „Payroll“ immer weiter durch. Dieser steht schlicht für die Gehaltsliste eines Unternehmens, auf der für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin alle für die Entgeltabrechnung relevanten Faktoren hinterlegt sind. Existiert eine einheitliche Gehaltsliste in Ihrem Unternehmen noch nicht, so ist es der erste Schritt unserer Zusammenarbeit, dass wir diese für Sie anlegen und natürlich auch pflegen. Gerade die Pflege ist besonders wichtig, denn mit der Zeit kommen hoffentlich viele neue Mitarbeiter hinzu. Auch ist es keine Seltenheit, dass Mitarbeiter aufsteigen oder ihre monatliche Arbeitszeit steigern oder reduzieren. Ändert sich ein für das Gehalt maßgeblicher Faktor, so ändern wir das entsprechende Profil.

Die Gehaltsliste kann dabei natürlich auch als eine Art Datenbank genutzt werden und beispielsweise als Ausgangspunkt zur strategischen Optimierung dienen. Typischerweise sind in der Praxis folgende, rein aus organisatorischen Gründen vorgenommene, Kategorisierungen üblich:

  • Der Bestand an festangestellten und unbefristet beschäftigten Mitarbeitern
  • Hierbei kann zusätzlich nach dem Arbeitsumfang etwa nach Voll- und Teilzeit differenziert werden
  • Der Bestand an befristet angestellten Mitarbeitern
  • Der Bestand an Saisonarbeitskräften, Aushilfen oder anlassbezogen Beschäftigten
  • Der Bestand an Auszubildenden, dualen Studenten oder Werkstudenten

Zudem kann natürlich auch nach Berufsbezeichnungen, Organisationseinheiten oder Einsatzorten differenziert werden. Angelegt als Datenbank erlaubt die Gehaltsliste als Grundlage der Entgeltabrechnung unglaublich viele Möglichkeiten. Wirklich kostenwirksam sind bei der Entgeltabrechnung aber schließlich die individuellen Merkmale eines jeden Beschäftigten. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

3. Das Herzstück der Entgeltabrechnung: Die individuellen „Profile“ Ihrer Mitarbeiter

Wie zuvor erwähnt, ist die individuelle Entgeltabrechnung von unzähligen Faktoren abhängig. Diese entscheiden sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und müssen im Rahmen der Entgeltabrechnung nachvollziehbar hinterlegt werden, damit sie auch berücksichtigt werden können. Nachfolgend erfahren Sie Schritt für Schritt, welche Wege bei der Entgeltabrechnung zu beschreiten sind, um schließlich vom Bruttogehalt und Lohnnebenkosten zur individuellen Abrechnung für jeden Mitarbeiter zu gelangen. Ausgangspunkt ist dabei immer der individuell mit einem Mitarbeiter geschlossene Arbeitsvertrag:

  • Dieser Arbeitsvertrag definiert sozusagen die Rahmenbedingungen der gemeinsamen Zusammenarbeit
  • Dort ist festgehalten, wie viel Arbeitsstunden ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum (in der Regel im Monat) leistet und welches Grundgehalt er dafür erhält
  • Auch weitere Dinge wie etwa der Urlaubsanspruch, die Gewährung von Sonderzahlungen bzw. Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld sowie die Gewährung von Erfolgsbeteiligungen oder Tantiemen
  • Darüber hinaus kann ein Arbeitsvertrag detaillierte Vereinbarungen darüber enthalten, wie etwa Überstunden oder Vertretungstätigkeiten entlohnt werden*

*In vielen Unternehmen und Branchen basieren individuelle Arbeitsverträge auf allgemeingültigen Tarifverträgen. Diese enthalten üblicherweise detaillierte Regelungen zu allen relevanten Aspekten einer Tätigkeit.

Basierend hierauf kennt die Entgeltabrechnung nun zwei Perspektiven oder Adressaten: das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeiter. Mehr zu diesen Perspektiven im nachfolgenden Exkurs.

4. Exkurs: Entgeltabrechnung für Unternehmen und Mitarbeiter im Vergleich

Wie in der Einleitung erwähnt, ist das Rechnungswesen und dementsprechend auch die Lohnbuchhaltung eine wichtige Querschnittsfunktion. Dies wird vor allem dann deutlich, wenn Sie sich der Frage widmen, für wen welche Form der Entgeltabrechnung relevant ist:

  • Für Mitarbeiter ist dies das Bruttogehalt und das letztlich gezahlte Nettogehalt inklusive aller Faktoren, die die Höhe des Gehalts beeinflussen
  • Für Unternehmen, also entweder für das interne Rechnungswesen oder Steuerberater, ist bei der Entgeltabrechnung hingegen die Erfassung sämtlicher Löhne und Lohnnebenkosten relevant

Insbesondere der letzte Punkt ist in der Praxis von besonderer Bedeutung, denn das vertraglich vereinbarte Bruttogehalt ist nicht gleich der Höhe der Beschäftigungskosten. So sind typische Lohnnebenkosten, wie etwa Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung erfolgswirksam zu erfassen. Diese werden in der Regel aber auch auf den individuellen Entgeltabrechnungen der Mitarbeiter ausgewiesen, sodass sämtliche Kosten der eigenen Tätigkeit nachvollzogen werden können.

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5. Der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff und fasst die Lohnabrechnung sowie die Gehaltsabrechnung zusammen. Während bei der Lohnabrechnung die Vergütung variabel auf Basis der geleisteten Stunden erfolgt, basiert die Gehaltsabrechnung auf dem im Arbeitsvertrag festgelegten Monatsgehalt. Bei einer Lohnabrechnung wird im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein Stundenlohn festgelegt. Doch auch Tarifverträge können als Grundlage einer Lohnabrechnung dienen. Die Lohnabrechnung wird dementsprechend auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden vom Personalsachbearbeiter individuell erstellt. Der Lohn beziehungsweise der Auszahlungsbetrag kann deshalb jeden Monat variieren und sich auf die Sozialabgaben und letztlich auch auf die Rentenansprüche des Arbeiters auswirken.

Die Gehaltsabrechnung basiert hingegen auf ein im Arbeitsvertrag festgelegtes Monatsgehalt. Dieses Monatsgehalt wurde auf Grundlage der monatlichen Durchschnittsstunden errechnet. Einige Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern gewisse Zulagen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld an. Diese Zulagen können das Entgelt der Gehaltsabrechnung dementsprechend erhöhen. Durch das Grundgehalt können die Mitarbeiter also in vielen Monaten des Jahres ein identisches Nettogehalt auf der Gehaltsabrechnung finden. Bezüglich der Abrechnung unterscheidet sich eine Gehaltsabrechnung nicht wesentlich von einer Lohnabrechnung. Schließlich ist der Abzug von Steuern und Abgaben bei beiden Abrechnungsarten notwendig.

6. Der lange Weg vom Brutto- zum Nettogehalt (1): Die Sozialversicherungsbeiträge

Wenn Sie bis hierhin aufmerksam gelesen haben, dann wissen Sie jetzt ganz genau, welche Grundlagen bei der Entgeltabrechnung eine Rolle spielen und dass es für uns höchste Priorität hat, diese für Sie aktiv zu managen. Damit wir ausgehend vom Bruttogehalt schließlich zum tatsächlichen Nettogehalt gelangen, werden einerseits Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten nachvollzogen und die individuellen Merkmale für die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialbeiträgen berücksichtigt. Ausgehend von der Annahme, dass alle Zeiten erfasst sind, berücksichtigen wir bei der Entgeltabrechnung folgende Faktoren:

  • So müssen alle Arbeitnehmer ab und bis zu einem bestimmten Einkommen (Beitragsbemessungsgrenze) Beiträge zur Sozialversicherung zahlen. Zur Sozialversicherung gehören die Arbeitslosen-, die Kranken-, die Pflege- und die Rentenversicherung.
  • Diese Beiträge sind bis auf wenige Ausnahmen für alle Mitarbeitenden gleich und werden je zur Hälfte selbst und zur Hälfte durch den Arbeitgeber erbracht: 2,4 % (je 1,2 %) für die Arbeitslosenversicherung, 14,6 % (je 7,3%) für die gesetzliche Krankenversicherung*, 3,05 % (je 1,525 %) für die Pflegeversicherung** und 18,6 % (je 9,3 %) für die Rentenversicherung

*: Je nach Krankenkasse kann ein Zusatzbeitrag fällig werden. Aktuell liegt dieser zwischen 0 und 2,7 % des beitragspflichtigen Einkommens. Liegt das Einkommen über der Beitragsbemessungsgrenze, so können sich Mitarbeiter auch privat versichern.

**: Kinderlose Mitarbeiter, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, zahlen einen Zuschlag von derzeit 0,25 %. Darüber hinaus wird der Beitrag zur Pflegeversicherung im Bundesland Sachsen anders aufgeteilt. Von den 3,05 % zahlt ein Arbeitnehmer 2/3, der Arbeitgeber 1/3.

Nur für Arbeitgeber: Zahlung einer zusätzlichen Insolvenzgeldumlage in Höhe von 0,06 %

7. Der lange Weg vom Brutto- zum Nettogehalt (2): Die individuellen Lohnsteuermerkmale

Während die Berücksichtigung der Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der Entgeltabrechnung noch relativ simpel ist, gestaltet sich die Berücksichtigung der individuellen Lohnsteuermerkmale schon weitaus komplexer. Selbstverständlich sind wir jedoch auch dieser Herausforderung gewachsen und bieten Ihnen somit jederzeit korrekte und exakt nachvollziehbare Abrechnungen. Im Rahmen der Entgeltabrechnung werden bei der Berechnung des Lohnsteuerabzugs folgende individuelle Merkmale berücksichtigt:

  • Die Steuerklasse des Arbeitnehmers (Klassen 1 bis 6)
  • Bei einer Besteuerung in Steuerklasse 5 der vom Lebenspartner abhängige Faktor
  • Solidaritätszuschlag und bei Mitgliedschaft in einer Kirche die Kirchensteuer
  • Falls vorhanden, die Anzahl an Kinderfreibeträgen
  • Weitere Lohnsteuermerkmale wie etwa Entlastungsbeiträge für Schwerbehinderte

Neben den monatlichen Entgeltabrechnungen erhalten Mitarbeiter am Jahresende außerdem eine Jahresabrechnung, die dann als Grundlage für die individuell auszufüllende Steuererklärung dient. Haben Sie bis hierhin aufmerksam gelesen, dann kennen Sie nun die wichtigsten Facetten der Entgeltabrechnung. Allerdings existieren immer noch Einflussfaktoren, die das Zahlenwerk zusätzlich beeinflussen können. Auf diese gehen wir im Abschnitt noch genauer ein und erklären Ihnen auch, warum gerade die Auslagerung dieser Abrechnungsarbeiten so vielen Unternehmen die ersehnte Entlastung bietet.

8. Der lange Weg vom Brutto- zum Nettogehalt (3): Überstunden, Zuschläge und mehr

Die Ausführungen in den bisherigen Abschnitten beziehen sich auf die Annahme, dass alle Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden. In der Praxis gibt es jedoch diverse Abweichungen, die im Rahmen der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen sind. Diese sind entweder im Arbeits- und/oder Tarifvertrag enthalten. Typischerweise handelt es sich dabei um folgende Faktoren:

  • Die Zahlung vertraglich vereinbarter Zuschläge für Schichtarbeit oder Wochenends- und Feiertagsarbeit
  • Die Entlohnung von geleisteten Überstunden
  • Die Gewährung weiterer vertraglich vereinbarter Gehaltsbestandteile wie Boni, zusätzliche Urlaubstage bei Schichtarbeit oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge

Zudem kann bei der Entgeltabrechnung auch die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter eine Rolle spielen. So beeinflussen Dienstreisen die Entgeltabrechnung etwa wie folgt:

  • Für jeden vollständigen Tag in Abwesenheit erhalten Mitarbeiter 28 € und für den An- und Abreisetag je 14 € sowie für untertätige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden ebenfalls 14 € als steuerfreie Pauschale für den angenommenen Verpflegungsmehraufwand. Liegt das Ziel der Dienstreise im Ausland, so gelten landesindividuelle Pauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt werden und bei der Entgeltabrechnung natürlich durch uns berücksichtigt werden müssen.
  • Treten Mitarbeiter für Reisekosten aller Art in Vorleistung, so werden diese den eingereichten Belegen entsprechend ausgeglichen
  • Nutzen Mitarbeiter für Dienstreisen einen privaten PKW, so wird eine steuerfreie Pauschale von 30 Cent je km und ggf. auch ein zusätzlicher Erstattungsbeitrag geleistet und entsprechend abgerechnet

Von Bewirtungskosten einmal abgesehen, können alle Reisekosten natürlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Damit diese im Rahmen von Steuererklärungen oder auch Betriebsprüfungen nachgewiesen werden können, müssen die entsprechenden Belege erfasst und nach gesetzlichen Maßgaben archiviert werden. Auch dies gehört selbstverständlich zu unseren Leistungen dazu.

Darüber hinaus sorgen wir mit praktikablen Tools dafür, dass Ihre Mitarbeiter alle relevanten Daten und Belege mit geringem Aufwand ins System einpflegen können und dies nicht zu einer lästigen Pflicht wird.

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9. Überstunden richtig abrechnen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten bei der Abrechnung von Überstunden. Besonders zu beachten sind die Vereinfachungsregelungen bei der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abrechnung. Doch was genau sind Überstunden? Als Überstunden verstehen Sie die Arbeitszeit, die der Arbeitnehmer über die für sein Beschäftigungsverhältnis individuell geltende Arbeitszeit hinaus für das Unternehmen arbeitet. Oft kommt es vor, dass der Arbeitgeber die geleisteten Überstunden nicht mehr im gleichen Monat abrechnen kann. Das gilt besonders dann, wenn die Entgeltabrechnung bereits im Laufe oder am Ende des Monats erfolgt ist. Die geleisteten Überstunden werden in diesem Fall erst im Folgemonat oder sogar im übernächsten Monat abgerechnet. Grundsätzlich sollte eine Korrektur für die bereits erfolgte Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Erarbeitet der Arbeitnehmer regelmäßig Überstunden und werden diese ständig mit dem laufenden Entgelt des nächsten oder übernächsten Monats abgerechnet, kann der Arbeitgeber in diesem Fall eine Vereinfachungsregelung anwenden. Anstatt einer Korrektur erfolgt dann die Verarbeitung im Auszahlungsmonat.

Die zeitversetzte Berücksichtigung der Überstundenauszahlung erfolgt schließlich auch in den Monaten, in denen sich gegenüber dem Erzielungsmonat Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen geändert haben. Wurden die Überstunden in einem Entgeltabrechnungszeitraum abgerechnet, in dem eine beitragsfreie Zeit zu berücksichtigen ist, kommt die Vereinfachungsregelung zum Einsatz. Besteht in dem Entgeltabrechnungszeitraum jedoch keine Beitragspflicht, bleiben auch die Überstunden nicht beitragsfrei. Die Überstunden werden dann dem Arbeitsentgelt des voraufgegangenen Abrechnungszeitraums hinzugerechnet. Wenn Ihr Mitarbeiter bereits seit einigen Monaten Überstunden gesammelt hat, wird die Auszahlung der Überstunden grundsätzlich auf die jeweiligen Erarbeitungsmonate aufgeteilt. Der Arbeitgeber kann jedoch den Gesamtbetrag wie eine Einmalzahlung behandeln, weshalb man dieses Vorgehen als Vereinfachungsregelung bezeichnet. Die Voraussetzung der Vereinfachungsregelung ist jedoch, dass die Auswahl spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgen muss.

10. Die Entgeltabrechnung von geringfügig Beschäftigten

Die Entgeltabrechnung bei geringfügig Beschäftigten muss anders behandelt werden als bei Vollbeschäftigten. Schließlich sieht der Gesetzgeber eine Beitragsbefreiung für die Sozialversicherung für geringfügig Beschäftigte vor. Geringfügig Beschäftigte sind Arbeitnehmer, die monatlich nicht mehr als 450 Euro verdienen. Geringfügig Beschäftigte, auch bekannt als Minijobber sind vor allem in der Gastronomie, in Privathaushalten oder in Unternehmen tätig. Für die Personen, die für einen kurzen, festgelegten Zeitraum beschäftigt werden, gilt Gleiches. In der Entgeltabrechnung müssen Sie als Unternehmer pauschale Abgaben für die geringfügig Beschäftigten abgeben. Wie hoch die Abgaben sind, können Sie auf der Internetpräsenz der Minijobzentrale einsehen, denn die Abgaben sind für gewerbliche Arbeitgeber und Privathaushalte unterschiedlich.

Folgende Personengruppen fallen unter die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung:

  • Studenten, Praktikanten sowie Schüler
  • Beamtinnen und Beamte
  • Soldatinnen und Soldaten
  • Richterinnen und Richter
  • Empfänger von Pensionen und Rentner, die stets erwerbstätig sind

Die Prüfung der Beitragsfreiheit ist die Aufgabe der Arbeitgeber und Personalsachbearbeiter. Überprüfen die Sachbearbeiter nicht jeden einzelnen Fall, müssen Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden. Neben geringfügig Beschäftigten können Arbeitgeber auch Midijobber einstellen. Die Midijobber, auch bekannt als Beschäftigte in der Gleitzone von 450,01 Euro bis 1.300 Euro profitieren von pauschal ansteigenden, geringen Sozialversicherungsbeiträgen. Die Abgaben der Midijobber sind nach einer bestimmten Formel zu berechnen. Midijobs sind ideal für alle, die einen Einstieg in den Arbeitsmarkt planen.

11. So reduzieren Sie den Aufwand in der Entgeltabrechnung

Da die Erstellung einer Entgeltabrechnung nicht unbedingt leicht ist, kann es ein sehr aufwendiger Prozess sein. Damit die Entgeltabrechnung nicht die komplette Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nimmt, sollten Sie den Aufwand in der Entgeltabrechnung möglichst geringhalten. Schließlich wollen Sie das ganze Potenzial Ihrer Mitarbeiter freisetzen und mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen. Um den Aufwand in der Entgeltabrechnung zu reduzieren, benötigen Sie stimmige Prozesse, einen möglichst hohen Digitalisierungsgrad und ein modernes sowie stabiles Abrechnungssystem.

Um das Potenzial Ihrer Mitarbeiter voll auszuschöpfen, müssen Sie eine Analyse der Prozesse Ihrer Entgeltabrechnung durchführen. Dazu gehören alle vorgelagerten Prozesse der Entgeltabrechnung. Doch auch die nachbereitenden entgeltrelevanten Tätigkeiten müssen bei der Analyse berücksichtigt werden. Nur so können Sie schnell und zielsicher den Optimierungsbedarf in Zeit-, Daten- und Fehlzeitenmanagement sowie in allen anderen Prozessen der Entgeltabrechnung berücksichtigen.

  • Vermeiden Sie unnötige Arbeitsschritte oder versuchen Sie die überflüssigen Arbeitsschritte zu identifizieren und auszubessern.
  • Prüfen Sie, wie viele Personen wirklich bei der Erstellung der Entgeltabrechnung involviert sind und wie oft ein Prozess von einer Person an eine andere weitergegeben wird. Schließlich kann jede Übergabe eine potenzielle Fehlerquelle darstellen. Reduzieren Sie daher auch die am Prozess beteiligten Personen auf ein Mindestmaß.
  • Informieren Sie sich darüber, wie oft, wann und ob für den Prozess notwendige und bereits vorhandene Informationen aus einer weiteren Quelle neu bezogen werden. Werden bereits vorhandene Informationen erneut mit einbezogen, entsteht unnötige Arbeit. Doch die unnötige Informationsbeschaffung sorgt auch dafür, dass weitere Fehlerquellen geschaffen werden.
  • Müssen Sie Ihre Daten von einem Medium auf ein anderes übertragen, können Übertragungsfehler entstehen. Versuchen Sie daher sogenannte Medienbrüche zu reduzieren.
  • Um die Qualität des Entgeltabrechnungsprozesses zu gewährleisten, sollten Sie überprüfbare Maßstäbe einführen. Mögliche Faktoren können die Prozessdurchlaufzeit, die Pünktlichkeit, die Anzahl der Prozessinstanzen und die Zuverlässigkeit sein. Nur mit überprüfbaren Maßstäben können Sie Fehler und Defizite bemerken, um den Prozess zu optimieren.
  • Verteilen Sie entsprechende Berechtigungen, damit wichtige Entscheidungen im Prozess auf kurzem Dienstweg getroffen werden können. Wer darf einen Prozess anstoßen? Welcher Mitarbeiter ist berechtigt, Informationen zu lesen? Welcher Mitarbeiter darf Informationen schreiben? Und welcher Mitarbeiter darf im Endeffekt die Veränderung oder den Abbruch eines Prozesses vornehmen? Die Fragen sollten Sie vor der Erstellung einer Entgeltabrechnung beantworten können.

12. Entgeltabrechnung und Digitalisierung

Die Digitalisierung ist in sämtlichen Berufsgruppen nicht mehr wegzudenken. Mittlerweile können Sie als Unternehmer bei der Entgeltabrechnung von der Digitalisierung profitieren. Das gilt besonders auch für die Auswertungsrechnung. Während noch vor einigen Jahren handgeschriebene Listen angefertigt und Kalkulationstabellen mühselig erstellt wurden, können die Unternehmen heute von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Durch vernetzte Softwareapplikationen und bereichsübergreifende Zusammenarbeit aller Abteilungen können Unternehmen wesentlich effizienter arbeiten. Zudem können relevante Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig analysiert und von den Mitarbeitern eingesehen werden. Eine geeignete Software für die Erstellung von Entgeltabrechnungen unterstützt die Mitarbeiter in ihrem Vorhaben.

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13. Der Arbeitnehmer als Steuerschuldner bei der Lohnsteuer

Bei Fehlern in der Buchhaltung ist vor allem die Haftungsfrage aus Arbeitgebersicht wichtig. Obwohl der Arbeitgeber für die Übermittlung der Lohnsteuer verantwortlich ist, gilt zu jeder Zeit der Arbeitnehmer als Steuerschuldner. Laut § 42 d EStG kann der Arbeitgeber jedoch in bestimmten Fällen für die Lohnsteuer aufkommen. Der Arbeitgeber kann in Bezug auf die Lohnsteuer haftbar gemacht werden:

  • Der Arbeitgeber kann für Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat, haftbar gemacht werden
  • Hat ein Arbeitgeber zu Unrecht Lohnsteuer beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstattet, muss er ebenfalls dafür aufkommen
  • Fehlerhafte Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung, die zu einer Verkürzung der Lohnsteuer führen, müssen ebenfalls vom Arbeitgeber verantwortet werden

Sollte der Arbeitgeber zu viel Lohnsteuer abgeführt haben, kann er innerhalb von drei Kalenderjahren die Differenz zurückfordern. In diesem Fall genießt er ein Rückgriffsrecht und kann beim Nachweisen fehlerhafter Angaben den Schaden beim Arbeitnehmer einfordern. Für Sie als Unternehmer ist es deshalb enorm wichtig, dass Sie die Fehler oder Abweichungen rechtzeitig erkennen. Verantwortlich für die Richtigkeit der Angaben in einer Entgeltabrechnung sind die Innenrevision, das Controlling sowie die Personalabteilung. Diese Instanzen müssen Ungereimtheiten nachgehen und korrigieren. Warten Unternehmen mit der Korrektur bis zur Lohnsteuer-Außenprüfung, kann dies Probleme und hohe Strafzahlungen nach sich ziehen.

14. Wer haftet für eine unrichtige Entgeltabrechnung?

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Entgeltabrechnung gewissenhaft zu erstellen. Durch die Gewerbeordnung muss sich der Arbeitgeber dabei an einige Gesetze halten. Allerdings passieren bei der Entgeltabrechnung immer wieder typische Fehler. Oft sind fehlerhafte Eingaben oder unrichtige Angaben der Grund für die typischen Fehler bei der Entgeltabrechnung. Wurde in der Entgeltabrechnung zum Beispiel der Kinderfreibetrag nicht eingetragen, wurde eine Falschinformation über eine Trennung oder Scheidung durch einen Mitarbeiter nicht berücksichtigt oder liegt eine verkehrte interne Datenzuordnung vor, kann dies weitreichende Folgen haben. Im Endeffekt führen diese fehlenden oder falschen Angaben zu einer inkorrekten Lohn- und Gehaltszahlung. Oft erhält der Arbeitnehmer aufgrund der fehlenden Angaben einen zu hohen Auszahlungsbetrag und nicht selten wird auch zu wenig Entgelt ausgezahlt. Zudem können immer wiederkehrende Fehlbuchungen langfristig die Rentenansprüche des Mitarbeiters verfälschen.

Da für die Abgabe der Sozialversicherung ausschließlich der Arbeitgeber verantwortlich ist, macht er sich als Steuerschuldner haftbar. Der Arbeitnehmer ist lediglich beitragspflichtig. Was bedeutet, dass er dem Arbeitgeber den Abzug der Sozialversicherungsabgaben vom Gesamtbrutto gestatten muss. Sollten bei der Entgeltabrechnung Fehler unterlaufen, darf der Fehlbetrag lediglich durch den Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden. Außerdem darf ein unterbliebener Abzug nur bei den nächsten drei Auszahlungen nachgeholt werden. Bei anderen Fehlern bezüglich der Erstellung der Entgeltabrechnung haftet immer der Sachbearbeiter bei einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung. Schließlich hat der Mitarbeiter dem Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen.

Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer keine Verpflichtung, die erstellten Entgeltabrechnungen zu kontrollieren. Es kann nämlich nicht von ihm verlangt werden, die Einzelheiten im Detail auf Genauigkeit zu prüfen. Allerdings wird jedem Arbeitnehmer geraten, die Entgeltabrechnung genau zu kontrollieren, falls der Auszahlungsbetrag zu gering ist oder andere Fehler auf der Abrechnung zu finden sind.

Fällt dem Arbeitnehmer jedoch ein unverhältnismäßiger Auszahlungsbetrag auf der Entgeltabrechnung auf, muss er diese erhebliche Differenz dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen. Auch wenn eine Falschbuchung zuungunsten des Mitarbeiters auftreten sollte, muss der Arbeitnehmer sich bei dem entsprechenden Sachbearbeiter in der Personalabteilung oder in der Lohnbuchhaltung melden. Spätestens nach drei Jahren der fehlerhaften Buchungen verjähren die Ansprüche.

Um kleinere Fehler und Ungenauigkeiten zu erkennen, müssen Unternehmen und Personalsachbearbeiter regelmäßig eine Plausibilitätsprüfung der Entgeltabrechnungen vornehmen. Laut § 108 GewO müssen Arbeitgeber die Entgeltabrechnung als Dokument in Textform erstellen und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts offenlegen. Die Transparenz und die Genauigkeit sind sehr wichtig für eine korrekte und fachgerechte Entgeltabrechnung.

15. Wie überprüfen Arbeitnehmer ihre Entgeltabrechnung?

Durch die vorangeschrittene Digitalisierung in der Arbeitswelt fällt es Arbeitnehmern immer schwerer, die Zusammenhänge der Entgeltabrechnung nachzuvollziehen. Zum Beispiel werden oft Arbeitsstunden oder Urlaubsanträge in einem Online-Portal bearbeitet und Projekte digital geplant, sodass man dem Arbeitgeber bei der Erstellung der Entgeltabrechnung blind vertrauen muss. Auch als Arbeitnehmer müssen Sie sich deshalb mit der Erstellung einer Entgeltabrechnung auskennen. Zunächst können Arbeitnehmer mit einem Brutto-Netto-Rechner prüfen, ob der erhaltene Auszahlungsbetrag korrekt ist. Ist der Auszahlungsbetrag ein anderer als in den vorigen Monaten, können Sie die restliche Abrechnung auf Fehler untersuchen.

  • Die Lohnsteuerklasse kann sich für Arbeitnehmer im Laufe des Lebens mehrmals ändern. Da sich der Wechsel einer Lohnsteuerklasse direkt auf das Nettogehalt auswirkt, müssen Arbeitnehmer solche Änderungen direkt an den Arbeitgeber weitergeben, ansonsten drohen hohe Nachzahlungen.
  • Falls Arbeitnehmer nach der Anzahl ihrer Arbeitsstunden abgerechnet werden, finden sich diese ebenfalls auf der Entgeltabrechnung wieder. Jedoch ist die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden keine Pflichtangabe, weshalb Arbeitnehmer die geleisteten Stunden mit dem ausgezahlten Lohn abgleichen sollten.
  • Der Kinderfreibetrag wird nicht ausgezahlt, sondern vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Die Einkommensteuer wird nach Berücksichtigung des Kinderfreibetrages dementsprechend reduziert. Erziehungsberechtigte haben ab der Geburt eines Kindes bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres Anspruch auf einen Kinderfreibetrag. Doch auch wenn sich das Kind noch in einer Ausbildung befindet, verlängert sich der Anspruch bis spätestens zum 25. Lebensjahr.
  • Sollte Ihnen als Arbeitnehmer ein Fehler auf der Entgeltabrechnung aufgefallen sein, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber dies zeitnah mitteilen. Beschreiben Sie den Fehler genau, damit die Korrektur zügig stattfinden kann.
  • Schon ein kleiner Fehler in der Entgeltabrechnung kann den Beschäftigten viel Geld kosten. Vor allem dann, wenn Sie nach den geleisteten Arbeitsstunden entlohnt werden. Eine regelmäßige Prüfung der Entgeltabrechnung wird daher dringend empfohlen. Merken Sie sich, dass Änderungen in Ihrem Leben direkte Auswirkungen auf die Steuerabgaben und damit auf das monatliche Entgelt haben. Außerdem treten Gesetze zum Arbeitsentgelt sowie Beiträge zur Sozialversicherung oft zum neuen Jahr in Kraft, weshalb es in dieser Zeit besonders häufig zu Fehlern in der Entgeltabrechnung kommen kann.

16. Gemeinsam finden wir heraus was wir Ihnen bieten können

Jedes Unternehmen ist anders und hat dementsprechend andere Bedürfnisse. Als erfahrener Dienstleister richten wir uns selbstverständlich immer nach den Wünschen unserer Kunden, helfen aber auch dabei herauszufinden, was wirklich am besten ist. So ist das Outsourcing der Lohnbuchhaltung eine strategisch relevante Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden sollte. Daher legen wir auch von Anfang an Wert darauf, dass wir Ihnen unsere Vertraulichkeit und unsere Leistungsbereitschaft jederzeit zusichern. Am Anfang steht ein kostenloses und unverbindliches Kennenlernen. Dazu nehmen Sie ganz nach Wunsch per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon Kontakt zu uns auf. Gerne finden wir uns auch zu einem persönlichen Kennenlernen zusammen. Wir freuen uns auf Sie!