Die Lohnbuchhaltung – wir informieren Sie

Erfahren Sie hier bei lohnhelden.net, worum es sich genau bei einer sogenannten Lohnbuchhaltung handelt. Auch informieren wir Sie, womit sich die Lohnbuchhaltung beschäftigt, vor welche Aufgaben sie gestellt ist und ob man sie lieber selbst erledigen sollte oder ob es sich empfehlt, einen externen Partner für die Lohnbuchhaltung zu beauftragen. Fordern Sie jetzt Ihr Angebot an bei uns an – professionell, persönlich, kostenoptimiert.

Inhaltsverzeichnis

Zentrale Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Die zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ist die Abrechnung und Erfassung der Mitarbeitergehälter. Hier werden alle wichtigen Aspekte der Lohn- und Gehaltszahlung, wie z. B. der Leistungszeitraum, das Auszahlungsdatum und der konkrete Lohnanspruch (Brutto- und Nettobetrag) eines jeden Mitarbeiters von uns für Sie erfasst. Die Abrechnung von gesetzlichen und freiwilligen Abzügen (z. B. Krankenversicherung, Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen usw.) ist ebenfalls Bestandteil der Lohnbuchhaltung. Als Grundlage dienen Arbeitsverträge, Stundenzettel und Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter.

Die Lohnbuchführung, Lohn- und Gehaltsbuchung sowie auch Lohnbuchhaltung ist eine Unterkategorie des Rechnungswesens, die sich auf alle Aspekte der Buchhaltung spezialisiert, die sich auf Mitarbeiter beziehen. Es gibt viele steuerliche Aspekte zu berücksichtigen, die den Weg zu einer korrekten Gehaltsabrechnung für u.a. Unternehmen, Baulohn (alle Gewerke), den Öffentlichen Dienst sowie Steuerberater und Kanzleien erschweren können. Die Dauer der Lohnbuchhaltung ist stark abhängig von den einzelnen Arbeitsverträgen und der Art der Vergütung, die der Mitarbeiter erhält (z. B. Festgehalt oder Stundenlohn).

Lohnbuchhaltung: Diese Aufgaben übernehmen wir für Sie

1. die Verwaltung der Personenstammdaten

Für jeden Mitarbeiter wird ein eigenes Lohnkonto oder ein eigener Datensatz angelegt. Dieses Lohnkonto muss verschiedene persönliche Stammdaten enthalten, wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Adresse. Diese Personenstammdaten werden von der Lohnbuchhaltung verwaltet.

Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, eröffnet und pflegt die Lohnbuchhaltung ein neues Lohnkonto und meldet den Mitarbeiter auch bei den Sozialversicherungsträgern an.

2. jährliche Lohnkontenführung

Die Lohnkonten enthalten neben den Personenstammdaten weitere personenbezogene Informationen, z.B. die Lohnsteuerabzugsbescheinigung und die allgemeinen Steuermerkmale des Mitarbeiters. Bei jedem Abrechnungslauf müssen zusätzliche Informationen erfasst werden:

  • der Zeitraum der Auszahlung des Arbeitslohns am Tag der Auszahlung
  • der Arbeitslohn und seine genaue Zusammensetzung

was sonst noch aufgezeichnet werden muss, ist in § 4 der Lohnsteuer-Antragsverordnung (LStDV) geregelt.

Am Ende des Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten ab und übermittelt sie an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter.

Die Lohnberechnung ermittelt das Gesamtentgelt des Arbeitnehmers - einschließlich der abzuführenden Lohnsteuer und Lohnnebenkosten sowie der Sozialversicherungsbeiträge. Außerdem bereitet sie Lohnabrechnungen vor und gibt diese an die jeweiligen Mitarbeiter aus.

3. Einhaltung aufsichtsrechtlicher Meldepflichten

Die DEÜV steht für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung und bezieht sich auf die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung für Sozialversicherungsträger. Damit Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungsträger ihre Aufgaben erfüllen können, benötigen sie Informationen über die bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer. Die DEÜV verpflichtet den Arbeitgeber zur Abgabe von Meldungen für die Arbeitnehmer. Diese dienen der Absicherung der Rechte von Arbeitnehmern gegenüber Fonds und Versicherungsgesellschaften.

Die Lohnbuchhaltung übermittelt die Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt sowie ggf. an externe Begünstigte. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, wird er in der Regel am Monatsende von der Lohnbuchhaltung bei den Sozialversicherungsträgern abgemeldet.

4. die Erstellung von Kontierungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

Die Gehälter müssen schließlich auf die Konten der Mitarbeiter übertragen werden. Die Personalabrechnung erstellt die entsprechenden Abrechnungsbelege für die Finanzbuchhaltung. In kleinen Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung oft auch an der Erstellung von Arbeitsverträgen beteiligt – das übernehmen wir ebenfalls gerne für Sie.

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Lohnbuchhaltung Outsourcing – Wie geht das?

Für viele Betriebe ist das ausgliedern der Lohnbuchhaltung schon längst kein neues Themengebiet mehr. Outsourcing ist für die meisten Selbstständigen nichts neues - aber warum kommt es dazu, dass es so ist? Was sind die Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung? Fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) eine Hürde darstellen. In Anbetracht des damit verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwands fragen sich viele Geschäftsinhaber, ob sie die Lohnbuchhaltung auslagern sollen. Oder ist ein hauseigener Buchhalter am Ende des Tages vielleicht vorteilhafter für mein Unternehmen?

Lohn-Outsourcing ist vor allem für KMUs eine gute Wahl, da Aufwand und Kosten unnötige Kapazitäten absorbieren können. Jedoch ist dies nicht nur für Unternehmen interessant. Zu unseren Kunden gehören zudem Baulohngewerke (Alle Gewerke), der Öffentliche Dienst sowie Steuerberater und Kanzleien. Doch was genau sind die Vorteile des Lohnbuchhaltung Outsourcing?

1. Vorteil: Kosten- und Zeitersparnis durch Lohbuchhaltung ausgliedern

Einer der Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung ist die Reduzierung des finanziellen und zeitlichen Aufwands. Wenn ein externer Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt, ist es nicht notwendig, einen eigenen Mitarbeiter einzustellen. Gerade für KMUs sind die Kosten für einen Mitarbeiter, der sich ausschließlich mit der Lohnabrechnung beschäftigt, oft unerschwinglich. Unternehmer können durch das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nur bei den Personalkosten, sondern auch bei den Nebenkosten in Form von Schulungen und Weiterbildungen sparen. Ebenso spart der Unternehmer durch Outsourcing die Kosten für die noch immer kapitalintensive Hard- und Software des internen Rechnungswesens.

Durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung haben die Unternehmer mehr Zeit und Energie für ihre Kernkompetenzen, was zu einer erhöhten Effizienz führt. Insbesondere, wenn die Lohnbuchhaltung nebenbei vom Chef oder einem Mitarbeiter in einem anderen Job erledigt wird, wie es in vielen kleinen KMUs der Fall ist, werden Fähigkeiten verschwendet, die in anderen Bereichen eingesetzt werden könnten, um das Unternehmen voranzubringen. Für Existenzgründer kann es auch sinnvoll sein, die Lohnbuchhaltung von Anfang an auszulagern, um sich nicht mit dem komplexen Thema der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen zu müssen, das gerade in der Startphase des Unternehmens mangels Masse fast nie rentabel ist.

2. Vorteil durch das Lohnbuchhaltung auslagern: Behütung vor Personalverlust

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können sich Unternehmer vor Personalausfällen schützen: Krankheit oder Urlaub können die Erstellung der Lohnabrechnungen verzögern. Einen anderen Fachmann einzustellen, ist für viele Unternehmen jedoch schlicht undenkbar. Wenn z.B. der interne Buchhalter, der für die Gehaltsabrechnung zuständig ist, kündigt oder gar unerwartet zurücktritt, kann das schnell negative Folgen für das Unternehmen haben. Indem Sie Ihre Lohnabrechnung einem externen Team anvertrauen, gehen Sie nicht das Risiko von Personalausfällen ein.

3. Vorteil des Lohnbuchhaltung Outsourcing: Durchsichtige Kosten

Wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern, haben Sie die volle Kontrolle: Sie buchen nur, was Sie wirklich benötigen und zahlen einen Festpreis pro Lohn und pro Mitarbeiter. Auf diese Art und Weise können Auftragnehmer die Kosten für das Outsourcing im Voraus kalkulieren und es gibt keine bösen Überraschungen.

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4. Vorteil: Professionalität durch Lohnbuchhaltung Outsourcing

Mit Lohnbuchhaltung Outsourcing sind Sie immer auf der sicheren Seite, denn sobald die Berechnungsfaktoren bekannt sind, folgt die Lohnbuchhaltung in einem strengen und unveränderlichen Muster. Das Risiko, dass die Gehälter nicht rechtlich korrekt sind, kann entstehen, wenn es Gesetzesänderungen gibt, die Gehälter intern erstellt werden und die Mitarbeiter nicht geschult sind. Denn in keinem anderen Rechtsgebiet haben Verordnungen und Gesetze eine kürzere Halbwertszeit als beim Lohn.

Wer eigene Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung einstellt, muss diese regelmäßig zu Auffrischungs- und Weiterbildungskursen schicken, wer auslagert, kann erwarten, dass der externe Dienstleister seine Mitarbeiter auf dem neuesten Stand hält. Ebenso drohen bei schlecht aufbereiteten Gehältern immer Strafen und Nachzahlungen, wenn z. B. Berechnungsfehler auftreten oder Sozial- und Steuerpflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.

5.Vorteil: Erhöhte Flexibilität durch Lohnbuchhaltung Outsourcing

Mit einem stetig nach Wachstum strebendem Unternehmen müssen Sie gleichzeitig zu Ihrer unternehmerischen Tätigkeit stets Verwaltungsstrukturen aufbauen. Für sehr viele Unternehmen (häufig KMUs) ist dies ein Kräftezehrender Prozess. Dies ist ein weiterer Grund dafür, dass Unternehmen sich für das Lohnbuchhaltung ausgliedern durch einen externen Partner entscheiden.

Fazit des Lohnbuchhaltung Outsourcing

Das Lohnbuchhaltung Outsourcing bringt viele Vorteile mit sich. Dies gilt nicht nur für KMUs, sondern für jedes Unternehmen, Baulohngewerke (alle Gewerke), den Öffentlichen Dienst, sowie Steuerberater und Kanzleien, die keine interne Buchhaltungsabteilung aufbauen können oder wollen. All jene können von externen Dienstleistern profitieren. Die Lohnbuchhaltung erfolgt bei uns Lohnhelden aus einer Hand. Da die Buchhaltung ein eigenständiger Prozess für jedes Unternehmen ist, der nur wenige Verbindungen zu anderen Bereichen des Unternehmens hat, kann sie leicht ausgelagert werden. Das spart Unternehmern nicht nur Zeit und Geld, sondern auch den Aufwand, eine Person ausschließlich für die Buchhaltung einzustellen und dafür zu sorgen, dass diese Person immer auf dem neuesten Stand und über die neuesten Gesetzesänderungen informiert ist. Kurzum, Lohnbuchhaltung ausgliedern ist für KMUs, Start-ups und auch Selbstständige eine hervorragende Möglichkeit, Kosten, Zeit und Aufwand zu sparen, und unsere Professionalität sorgt zudem dafür, dass Lohnbuchhaltung ausgliedern einen hohen Return on Investment bietet.

Lohnbuchhaltung: Rechtliche Grundlagen und praktische Handhabung

Die Lohnbuchhaltung erstellt die Löhne und führt die Lohnkonten für jeden Mitarbeiter. Dabei sind bestimmte gesetzliche Grundlagen zu beachten, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) festgelegt sind.

Regelmäßige gesetzliche Änderungen in der Lohnbuchhaltung

Kaum ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens ist so vielen Neuerungen unterworfen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Deshalb müssen Lohnbuchhalter über fundierte Kenntnisse im Lohnsteuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verfügen und sich regelmäßig über gesetzliche Neuerungen informieren.

Katrin Pampel

Head of HR

katrin.pampel@lohnhelden.net

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Was beinhaltet eine Gehaltsabrechnung?

Nach der GewO ist jeder gewerbliche Arbeitgeber verpflichtet, jedem Arbeitnehmer bei der Entgeltzahlung einen nachvollziehbaren Gehaltsnachweis in Euro auszuhändigen. Dies geschieht in der Regel monatlich. Wenn sich die Daten gegenüber der letzten Abrechnung nicht ändern, entfällt die Verpflichtung. Es ist jedoch üblich, den Mitarbeitern eine monatliche Abrechnung zukommen zu lassen. Er dient unter anderem als wichtiges Nachweisdokument, zum Beispiel bei der Beantragung eines Kredits bei der Bank.

Die Elemente, die ein Lohnzettel für die Lohnbuchhaltung enthalten muss, sind im EBV geregelt. Daher müssen dem betroffenen Mitarbeiter folgende Informationen zur Verfügung stehen:

  • Name, Anschrift
  • Steuer-ID
  • Geburtsdatum
  • Steuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer
  • Beginn der Beschäftigung
  • evtl. Ende der Beschäftigung
  • Sozialversicherungstage, Abrechnungszeitraum, Steuertage
  • Lohnsteuerklasse
  • evtl. Kinderfreibeträge
  • evtl. Steuerfreibeträge

Rechtsgrundlagen, die in der Lohnbuchhaltung zu beachten sind!

Bei der Führung der Lohnkonten müssen ebenfalls einige unterschiedliche Bestimmungen eingehalten werden. § 4 LStDV besagt, dass der Arbeitgeber oder die zuständige Person die folgenden Informationen über den Angestellten in der Lohnbuchhaltung dokumentieren muss:

  • vollständiger Name
  • Geburtstag
  • komplette Adresse
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Freibetrag für Lohnsteuerabzug
  • evtl. Infos zur Befreiung der Lohnsteuer
  • Vorsorgefreibetrag

Zudem wird dazu verpflichtet, bei jeder Lohnabrechnung in der Lohnbuchhaltung diese Angaben zu machen:

  • Zeitraum der Lohnzahlung
  • Lohnauszahlungs-Tag
  • Arbeitslohn als Barlohn und/oder Sachbezug
  • einbehaltene Lohnsteuer
  • evtl. steuerfreie Einnahmen
  • von der Lohnsteuer freigestellte Einnahmen
  • außerordentliche Einnahmen
  • Einnahmen, welche nach dem Einkommenssteuergesetz zusammen besteuert werden

Welche Auswirkungen haben Stundenlohnzuschläge in der Lohnbuchhaltung?

In einigen Unternehmen wird auch an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet, um z. B. in Handwerksbetrieben die Maschinen optimal auszulasten. Auch im Gesundheitswesen ist es besonders wichtig, dass Patienten an Wochenenden betreut werden. In den meisten Fällen erhalten die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem normalen Stundenlohn Urlaubs- und Wochenendzuschläge, die sich wiederum positiv auf ihr monatliches Einkommen auswirken. Die Zuschläge werden vom Staat auch steuerlich berücksichtigt und sind in einigen Fällen sogar sozialversicherungsfrei.

Lohnbuchhaltung – Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung werden die steuerlich relevanten Sachverhalte geprüft. Steuerprüfungen haben einen starken Einfluss auf die Rechte der Steuerzahler und unterliegen daher besonderen Regeln und Bedingungen in der Lohnbuchhaltung. Es gibt verschiedene Arten von Steuerprüfungen, die unterschiedliche Tätigkeitsbereiche betreffen und von unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden. Allein für die Lohnbuchhaltung gibt es vier verschiedene Betriebsprüfungen:

  • Betriebsführung zu Unfallversicherung:
    Hier ist der Gegenstand der Prüfung die Unfallversicherung - die verantwortliche Stelle ist der Rentenversicherungsträger
  • Prüfung der Sozialversicherung:
    Hier sind die Gegenstände der Prüfung die Meldungen und Beiträge zu der Sozialversicherung – die Verantwortliche Stelle ist der Rentenversicherungsträger
  • Sonderprüfung der Umsatzsteuer:
    Hier lauten die Gegenstände der Prüfung die geldwerten Vorteile sowie Sachzuwendungen – die Verantwortliche Stelle ist das Finanzamt
  • Prüfung der Lohnsteuer und Außenprüfung:
    Hier ist der Gegenstand der Prüfung die sachgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer – die Verantwortliche Stelle ist das Finanzamt
    Hier sind zeitgleiche Außenprüfungen durch das Finanzamt und den Rentenversicherungsträger machbar, da der Arbeitnehmer dadurch in seiner Organisation entlastet werden kann.

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Schwerpunkte in der Betriebsprüfung der Lohnbuchhaltung

Bei der Betriebsprüfung der Lohnbuchhaltung liegt der Schwerpunkt u. a. auf Werbungskosten z. B. auf Aufwendungen für:

  • Reisekosten
  • doppelte Haushaltsführung
  • Kosten für das häusliche Arbeitszimmer

Darüber hinaus richten die Prüfer ihr Augenmerk auf verschiedene Sach- und geldwerte Leistungen - dazu gehören:

  • Geschenke an Mitarbeiter
  • Firmenveranstaltungen (Weihnachtsfeier, etc.)
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Firmenwagen

Darüber hinaus wird die Abrechnung von geringfügig Beschäftigten, Studenten, Auszubildenden und Schülern geprüft.

Lohnsteuer – die Außenprüfung durch das Finanzamt in der Lohnbuchhaltung

Die Außenprüfung der Lohnsteuer erfolgt durch das Finanzamt des Ortes der Tätigkeit im Außendienst. Sie beschränkt sich auf die Prüfung der lohnsteuerlich relevanten Sachverhalte, einschließlich der korrekten Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Das Unternehmen muss mindestens zwei Wochen im Voraus über die Lohnsteuer-Außenprüfung informiert werden.

Sonderprüfung der Umsatzsteuer in der Lohnbuchhaltung

Die Umsatzsteuersonderprüfung konzentriert sich auf Sachbezüge und geldwerte Vorteile in der Lohnbuchhaltung. Der Außendienst des Finanzamtes prüft, ob der Arbeitgeber die in Sachbezügen (z.B. Dienstwagen) oder Verpflegungskosten enthaltene Umsatzsteuer korrekt abführt.

Sozialversicherungs­prüfung durch Rentenversicherungs­träger in der Lohnbuchhaltung

Seit 2007 ist die Deutsche Rentenversicherung für die Überwachung der Zahlung der Künstlersozialabgabe und der Künstlersozialkasse zuständig. Die Sozialversicherungsprüfung ist jedoch wesentlich umfangreicher und umfasst insbesondere die folgenden Punkte:

  • Versicherungspflicht und Versicherungsbefreiung der Arbeitsverhältnisse
  • Prüfung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts
  • Prüfung von Umlagebeiträgen
  • Prüfung der Entgeltunterlagen
  • Führung und Sicherung von Wertguthaben

Zudem ist die Deutsche Rentenversicherung seit dem Jahr 2010 ebenfalls für die Betriebsprüfung der Unfallversicherung bevollmächtigt.

Konsequenzen bei falscher Lohnbuchhaltung

Treten Fehler in der Lohnabrechnung auf, hat dies verschiedene Konsequenzen: Durch Berechnungsfehler können falsche Zahlungen an den Mitarbeiter entstehen. Fehler dieser Art müssen innerhalb von drei Monaten korrigiert werden, was mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Werden Zahlungen an das Finanzamt nicht pünktlich geleistet, drohen Geld- oder im schlimmsten Fall Haftstrafen, wenn dies dreimal hintereinander passiert. Wenn bei Betriebsprüfungen Fehler entdeckt werden, führt dies dazu, dass die Beträge geschätzt werden müssen, was zu einer großen Erhöhung der Steuern und Bußgelder führt.

Das Fazit zur Lohnbuchhaltung

Lohnabrechnungen, Meldepflichten und Gehaltsabrechnungen gehören zum Tagesgeschäft eines Unternehmers. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung sehr zeitaufwendig ist und dennoch häufig Fehler gemacht werden, sollten insbesondere Gründer und Kleinunternehmer die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht selbst durchführen, sondern einen erfahrenen Dienstleister wie die Lohnhelden damit betrauen. Da sich die Preise in Grenzen halten, ist Outsourcing hier doppelt interessant.
 

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Wissenswertes

Zu unseren Leistungen als externer Partner zählt außerdem eine Digitale Personalakte, in der Sie u.a. stets einen Überblick über Ihre Mitarbeiterdokumente erhalten können.

Fazit: Lohnbüro lohnt sich

Wir verstehen uns bei Lohnhelden als Spezialdienstleister, der seine Mandanten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet. Unser Augenmerk liegt auf dem persönlichen Service, auf Zuverlässigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit.

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