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Viele, die schon einmal eine Gehaltsabrechnung von seinem Arbeitgeber bekommen haben, haben diese vermutlich als selbstverständlich betrachtet. Dabei gehört einiges dazu, wenn man eine Gehaltsabrechnung erstellen möchte. Was Sie als Arbeitgeber bei der Erstellung beachten sollten und ob es sich lohnt, ein externes Lohnbüro zu engagieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Es ist eine Ihrer Pflichten als Arbeitgeber, regelmäßig eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Sie zahlen Ihren Mitarbeitern monatlich ihre Gehälter, doch dies muss auch schriftlich mitgeteilt werden. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, muss diese bestimmten formalen Anforderungen entsprechen. Es handelt sich dabei um ein rechtskräftiges Dokument, welches vor Behörden Bestand haben muss.
Dieses Dokument gilt als Einkommensnachweis. Ihr Mitarbeiter benötigt diesen Nachweis unter anderem dann, wenn er seine Steuererklärung macht, aber auch bei der Wohnungssuche oder bei der Beantragung eines Kredits ist die Gehaltsabrechnung als Einkommensnachweis gefragt.
Übrigens gibt es Unterschiede zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Das liegt daran, dass auch Löhne und Gehälter nicht ein und dasselbe sind. Möchten Sie daher eine Gehaltsabrechnung erstellen, sollten Sie auf diesen Unterschied achten.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen möchten, sollten Sie zunächst den genauen Unterschied zwischen Löhnen und Gehälter kennen. Denn auch wenn Lohn und Gehalt häufig als Synonyme benutzt werden, gibt es gravierende Unterschiede. Diese müssen Sie kennen, damit Sie eine richtige Gehaltsabrechnung erstellen können. Gehalt wird meist an Angestellte gezahlt. Dazu zählen unter anderem Bürokaufleute oder Ingenieure. Es handelt sich um ein festes monatliches Entgelt, welches sich nicht verändert. Wenn Ihre Mitarbeiter monatlich einen gleichen Betrag bekommen, gilt es daher eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Bei Gehältern werden Überstunden meist nicht ausgezahlt. Sie werden vielmehr auf ein Gleitzeitkonto gutgeschrieben. Außerdem fällt es nicht ins Gewicht, ob der Mitarbeiter im Urlaub war oder nicht, da das Gehalt sich davon nicht beeinflussen lässt.
Doch was sind Löhne? Der Lohn orientiert sich an der tatsächlich geleisteten Arbeit. Somit variiert er von Monat zu Monat. So kommt der Lohn vor allem im produzierenden Gewerbe, aber auch bei Minijobbern zum Einsatz. Auch in der Gastronomie trifft man sehr häufig auf die Verwendung von Löhnen.
Bei Löhnen schwankt das monatliche Entgelt auch wenn der betroffene Mitarbeiter im Urlaub war. Auch wenn die Auftragslage schlecht aussieht, können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter, die Löhne beziehen, freistellen, was sich ebenfalls auf das Entgelt auswirkt.
Müssen Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen? Dann sollten Sie sich damit beschäftigen, wie sich Gehälter zusammensetzen. Immerhin müssen Sie, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, den Auszahlungsbetrag ermitteln und an Ihre Angestellten auszahlen. Immerhin wird das Nettogehalt ausgezahlt – nicht der Bruttobetrag.
Das Gehalt setzt sich aus etwa 59 % Nettogehalt zusammen. Das ist es, was dem Angestellten überwiesen wird. Die Steuern, die auf das Bruttogehalt anfallen, machen etwa 22 % aus, während 19 % Sozialversicherungen sind. Allerdings können diese Werte variieren. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Mitarbeiter eine eigene Gehaltsabrechnung erstellen, um individuelle Besonderheiten aufführen zu können.
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Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, dient dies nicht nur dem Nachweis, dass Ihr Mitarbeiter Gehalt von Ihnen bezieht. Die Abrechnung des Gehalts ist auch für die Einkommenssteuer wichtig. Daher und aus weiteren Gründen müssen in der Gehaltsabrechnung verschiedene Bestandteile enthalten sein.
Die Gehaltsabrechnung, welche Sie erstellen, enthält die Höhe des Brutto- sowie Nettogehalts sowie alle monatlichen Abzüge. Zu diesen Abzügen gehören Sozialversicherungsabgaben sowie Steuern. Die Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind enthalten, aber auch Abgaben an die Kranken- und Pflegeversicherung, an die Rentenversicherung sowie an die Arbeitslosenversicherung müssen Sie anführen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen.
Das Schema, nach dem Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen sollten, sieht wie folgt aus:
Die Gehaltsabrechnung muss gewissen formalen und inhaltlichen Anforderungen entsprechen. Es gibt Pflichtangaben, welche auf jeden Fall enthalten sein müssen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. Nur so ist die Abrechnung gesetzeskonform und Sie sind als Arbeitgeber auf der sicheren Seite. Außerdem können Ihre Angestellten auf diese Weise genau nachvollziehen, wie sich ihr Gehalt zusammensetzt. Daher sollten Sie einiges beachten, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen.
Bevor Sie die Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie einiges erledigen. Die im Folgenden genannten Punkte sind verpflichtend für Sie als Arbeitgeber. Kommen Sie diesen Pflichten nicht nach, kann es zu Fehlern bei der Erstellung der Abrechnung kommen und es kann sogar richtig teuer für Sie werden.
Prüfen Sie im ersten Schritt, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, die Versicherungspflicht Ihrer Angestellten. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse anmelden. Dies muss fristgerecht geschehen. Zudem müssen bei der Krankenkasse Versicherungsnummern für Ihre Mitarbeiter beantragt werden.
Die Sozialabgaben, zu denen nicht nur die Beiträge der Krankenkasse, sondern auch die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung zählen, müssen fristgerecht überwiesen werden. Wenn es Arbeitsunterbrechungen gibt, die beispielsweise aus Krankheit resultieren, muss dies der Krankenkasse und Rentenversicherung gemeldet werden. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber Ihre Angestellten bei der gesetzlichen Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft anmelden. Der Unterschied zu Löhnen ist, dass Sie Gehälter auch dann weiterbezahlen, wenn Ihre Angestellten krank oder im Mutterschutz sind. In diesen Fällen müsse Sie trotzdem eine Gehaltsabrechnung erstellen.
Wie sieht es in der Praxis aus, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen? Was bei Gehältern einfacher als bei Löhnen ist, ist, dass die Gehälter jeden Monat gleich bleiben. Trotzdem sollten Sie auf einige Punkte achten, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen.
Deutsche Arbeitnehmer sind dazu verpflichtet, monatlich Lohnsteuer abzuführen. Die Lohnsteuer ist in Deutschland progressiv aufgebaut, was bedeutet, dass der Steuersatz dann steigt, wenn das Gehalt steigt. Die Lohnsteuer ist somit von dem Gehalt abhängig. Der Steuersatz ändert sich immer wieder einmal. Im Jahr 2021 lag der Eingangssteuersatz bei 14 %, wohingegen der Höchststeuersatz 45 % betrug. Hierfür gibt es eine Grundtabelle für die Einkommenssteuer.
Entscheidend dafür, wie hoch der Steuersatz für die Lohnsteuer ist, ist die Lohnsteuerklasse. Diese müssen Sie wissen, wenn Sie für Ihre Angestellten die Gehaltsabrechnung erstellen. Es gibt insgesamt sechs Lohnsteuerklassen:
Doch nicht nur die Lohnsteuer wird vom Bruttogehalt abgezogen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. Viele Menschen sind auch kirchensteuerpflichtig. In diesem Fall wird auch die Kirchensteuer vom Bruttogehalt abgezogen. Sind Ihre Angestellten nicht kirchensteuerpflichtig, entfällt dieser Schritt für Sie.
Hin und wieder wird auch noch der Solidaritätszuschlag abgezogen. Da die meisten Arbeitnehmer davon jedoch nicht mehr betroffen sind, bleibt Ihnen einiges an Arbeit erspart, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen.
Neben den Steuern werden vom Gesamtbrutto auch die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie sich mit den Beitragsbemessungsgrenzen auskennen. Diese sind eine wichtige Rechengröße, welche den Höchstbetrag des Einkommens festlegt, auf den sich die Berechnung der Beiträge bezieht. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die mehr als den Höchstbetrag verdienen, nicht mehr an die Sozialversicherungen zahlen müssen. Der Höchstbetrag variiert jährlich, weshalb es gilt, sich darüber auf dem Laufenden zu halten, wenn man eine Gehaltsabrechnung erstellen möchte.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie einige Pflichtangaben beachten. Die Gehaltsabrechnung muss alle Informationen über die Höhe und Art der Steuerabzüge und der Beiträge an die Sozialversicherungen beinhalten, die in dem jeweiligen Abrechnungszeitraum angefallen sind. Darüber hinaus müssen Sie eventuelle Zulagen, Zuschläge und sonstige Vergütungen in korrekter Höhe angeben, um die Gehaltsabrechnung richtig zu erstellen. Der Betrag, der sich am Ende ergibt, ist das Nettogehalt, also der Auszahlungsbetrag, den Sie an Ihren Angestellten überweisen.
Beachten Sie, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, dass sie nicht nur für Sie als Arbeitgeber und Ihre Angestellten nachvollziehbar ist. Auch das Finanzamt sowie die Sozialversicherungsträger müssen die Gehaltsabrechnung nachvollziehen können. Daher sollten Sie großen Wert auf Vollständigkeit sowie die Korrektheit der Angaben achten.
Zudem gibt es eine Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), welche Sie beachten müssen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. Diese gibt an, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen.
Dazu zählen der Name und die Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers. Zusätzlich ist das Geburtsdatum des Angestellten gefordert. Außerdem müssen Sie auf der Abrechnung Ihre Versicherungsnummer angeben und die Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer Ihres Angestellten. Auch das Datum des Beschäftigungsbeginns wird gefragt sowie der Abrechnungszeitraum und die Anzahl an Sozialversicherungsbeiträgen und gezahlten Steuern. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, sind auch eventuelle Kinderfreibeträge und Steuerfreibeträge anzugeben.
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0541 9393 99 99Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen wollen, die korrekt ist, sollten Sie sich den genauen Aufbau ansehen. Eine solche Abrechnung sieht in der Regel immer gleich aus, da es sich lediglich um ein Formular handelt, welches je nach Mitarbeiter individuell befüllt wird. Somit unterscheidet sich immer nur der Inhalt, die Form bleibt bei jeder Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, gleich.
Übrigens ist der Aufbau nicht optional. Genauso wie die Pflichtangaben, die gefordert sind, damit die Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, rechtskräftig und korrekt ist, muss auch der Aufbau genau eingehalten werden. Wir raten Ihnen daher, ein Muster zu verwenden, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erstellen möchten. Alternativ gibt es auch externe Anbieter, die Ihnen die Erstellung abnehmen.
Doch wie muss der Aufbau aussehen, um vollständig und korrekt zu sein? In den ersten Zeilen sind Informationen zu Ihrem Mitarbeiter enthalten. Sie finden hier beispielsweise die Personalnummer, die Abteilung, in der Ihr Angestellter arbeitet sowie die Steueridentifikationsnummer und seine Steuerklasse. Auch das Geburtsdatum, das Eintrittsdatum Ihres Mitarbeiters in das Unternehmen sowie die Krankenversicherung, bei der er versichert ist, finden sich in diesen ersten Zeilen der Gehaltsabrechnung. Zudem befinden sich links darunter der Name und die Anschrift Ihres Mitarbeiters sowie Ihre Adresse als Arbeitgeber.
Auf der rechten Seite wird der aktuelle Stand der Urlaubstage angegeben. Hier wird eingetragen, wie viele Urlaubstage Ihr Angestellter zur Verfügung hat und wie viele er bereits in Anspruch genommen hat. So haben sowohl Sie selbst als Arbeitgeber als auch Ihr Arbeitnehmer stets den Überblick über noch zu verbrauchende Urlaubstage.
Darunter wird das Gesamtbrutto angegeben sowie die Art des Gehalts. Je nachdem, was im Arbeitsvertrag steht, müssen Sie hier noch weitere Positionen anführen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen. Dazu zählen unter anderem vermögenswirksame Leistungen, Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld sowie Sachbezüge, zu denen beispielsweise die Pkw-Nutzung gehört. Auch Abfindungen und Feiertags-, Sonntags- und Wochenendzuschläge werden hier eingefügt. Je nachdem, ob auch Jubiläumszuwendungen oder Leistungsprämien anfallen, werden diese hier angegeben. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen und Ihr Angestellter war in dem jeweiligen Abrechnungszeitraum krank, muss auch die Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall angegeben werden. Auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern Überstundenzuschläge gewähren, müssen Sie diese an dieser Stelle hinzufügen.
Weiter unten auf der Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, finden sich die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge. In Form einer Liste geben Sie alle Abzüge an, sodass diese für jeden Beteiligten gut nachvollziehbar sind.
Anschließend führen Sie auf der Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, das Nettoentgelt an. Das Nettogehalt ist das, was nach den Abzügen von Steuer und Sozialversicherung vom Bruttobetrag übrig bleibt. Doch Vorsicht: Nicht immer ist der Nettobetrag mit dem Auszahlungsbetrag identisch.
Denn unter dem Nettogehalt ist noch Platz auf der Gehaltsabrechnung für Netto-Bezüge und Netto-Abzüge. Was ist damit gemeint? Hier geben Sie Zuschüsse und Abzüge an, welche nicht versteuert werden. Sie mindern oder erhöhen den Auszahlungsbetrag. Erst darunter geben Sie den finalen Auszahlungsbetrag an. Dieser ist es auch, den Sie an Ihren Angestellten überweisen.
Doch damit ist die Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, noch nicht fertig. Unter dem Auszahlungsbetrag müssen Sie abgelaufene Jahreswerte angeben. Dabei handelt es sich um eine Übersicht, welche Bruttowerte und Beträge der gesetzlichen Abzüge beinhaltet, die im laufenden Abrechnungsjahr bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die Gehaltsabrechnung erstellen, insgesamt angefallen sind. Außerdem müssen Sie noch die Bankverbindung Ihres Angestellten angeben, an die Sie das Gehalt auszahlen.
Die Fußzeile wird mit Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung befüllt. Werden Abkürzungen verwendet, werden sie an dieser Stelle erläutert. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber hier den Hinweis unterbringen, dass Sie die Gehaltsabrechnung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) erstellt haben.
Sie wissen, dass viel dazugehört, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen möchten. Sie müssen viele Angaben machen und zudem auf formale Anforderungen achten. Doch ist es wirklich so schlimm, wenn bei der Abrechnung ein Fehler passiert?
Tatsächlich sollten Sie sehr vorsichtig und sorgfältig sein, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. Denn eine falsche Abrechnung kann ziemlich teuer für Sie als Arbeitgeber werden und andere Konsequenzen nach sich ziehen.
Festgelegt wie eine Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, aussehen muss, ist in der Gewerbeordnung (GewO). Jeder Arbeitnehmer muss eine solche Abrechnung von seinem Arbeitgeber erhalten – daran führt kein Weg herum. Daher ist auch jedes Unternehmen dazu verpflichtet, das Gehalt monatlich abzurechnen und eine genaue Aufstellung in Textform auszuhändigen. Diese Dokumente sind für die Steuer relevant, weshalb die Angaben zu 100 % korrekt sein müssen. Trotzdem passiert es dem ein oder anderen vielleicht, dass sich ein Rechenfehler einschleicht, wenn man die Gehaltsabrechnung erstellen möchte. Die Folge: Dem Mitarbeiter werden zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge vom Bruttogehalt abgezogen.
Wenn Ihnen dies innerhalb von drei Monaten auffällt, sind Sie als Arbeitgeber dazu berechtigt, den Fehler zu korrigieren und eine rückwirkende Verrechnung zu machen – auch wenn das bedeutet, dass Sie Ihrem Mitarbeiter im folgenden Monat weniger Geld auszahlen. Allerdings ist bereits das eine unschöne Angelegenheit – sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihren Arbeitnehmer. Außerdem kommt eine große Menge an komplexem Papierkram auf Sie zu, welcher Zeit und somit Geld kostet.
Jedoch kann es auch passieren, dass Ihnen der Fehler nicht auffällt. Wenn Sie die vollständigen Beiträge nicht fristgerecht an das Finanzamt und die zuständigen Behörden übermitteln, kann das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie die Zahlung versehentlich vergessen oder ganz bewusst nicht zahlen.
Natürlich werden das Finanzamt und die Behörden zunächst auf Sie zukommen. Behalten Sie die fehlenden Zahlungen jedoch länger als drei Monate ein, handelt es sich um eine Straftat. Ihnen droht in diesem Fall nicht nur eine Geldstrafe, sondern auch eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren ist möglich. Daher ist es wichtig, dass die Gehaltsabrechnung, die Sie erstellen, stets auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.
Es gibt viele Tools und Softwareprogramme, die es Ihnen vermeintlich leicht machen, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen. Allerdings sollten Sie sich dabei auf jeden Fall sicher sein, was Sie tun. Als Quereinsteiger, der sich nur in das Thema eingelesen hat, ist es wenig empfehlenswert, sich gleich an die Gehaltsabrechnungen für die Angestellten zu wagen. Immerhin können Fehler schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen oder zumindest in einem erhöhten zeitlichen und finanziellen Aufwand resultieren.
Aus diesem Grund entscheiden sich viele Arbeitgeber dagegen, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen. Sie geben diese Aufgabe eher an einen Ihrer Mitarbeiter ab. Häufig ist es die Aufgabe der Mitarbeiter in der Personalabteilung, Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Jedoch sollten Sie auch hier aufpassen, dass der Mitarbeiter, den Sie hierfür einsetzen, etwas von seiner Arbeit versteht. Es sollte sich daher um eine Person handeln, die Erfahrung in dem Bereich aufweist und effizient arbeitet.
Dennoch bedeutet das, dass sie einen weiteren Mitarbeiter beschäftigen müssen, der wieder Kosten verursacht. Immerhin sind Mitarbeiter nicht günstig – vor allem dann nicht, wenn Sie einen gut ausgebildeten Profi haben möchten, der die Gehaltsabrechnungen nach allen Vorgaben korrekt erstellen kann.
Einen Nachteil davon, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen, haben wir bereits genannt: Es ist zeit- und kostenintensiv und birgt ein gewisses Fehlerpotenzial. Daher ist es für viele nicht die beste Wahl, sich selbst um die Erstellung zu kümmern.
Dennoch hat es auch Vorteile, wenn Sie die Gehaltsabrechnungen selber erstellen oder zumindest in Ihrem Betrieb erstellen lassen: Sie haben die vollständige Kontrolle über die Abrechnung und wissen genau, was gemacht wird. Darüber hinaus haben Sie Ihren Ansprechpartner direkt in greifbarer Nähe. Lange Kommunikationswege sind daher nicht der Fall. Bei Fragen und Veränderungswünschen können diese von Ihrer Personalabteilung umgehend und schnell umgesetzt werden.
Allerdings müssen Sie sich selbst oder Ihre Personalabteilung stets auf dem neuesten Stand halten. Die Anforderungen an Gehaltsabrechnungen ändern sich immer wieder einmal. Daher sollten Sie auf Änderungen zeitnah reagieren, um stets korrekte Gehaltsabrechnungen zu erstellen und an Ihre Angestellten auszuhändigen.
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Auch wenn es Vor- und Nachteile hat, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen, entscheiden sich dennoch viele Arbeitgeber dafür. Das kann beispielsweise den Grund haben, dass einfach noch nicht die Ressourcen dafür da sind, einen externen Anbieter zu engagieren. Andere haben beruflich mit Gehaltsabrechnungen zu tun und kennen sich daher gut damit aus. Dann macht es natürlich wenig Sinn, jemand anderen mit der Erstellung zu beauftragen. Ist das notwendige Fachwissen vorhanden, kann man sich an diese Aufgabe ruhig heranwagen.
Haben Sie sich aus welchem Grund auch immer dazu entschieden, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen? Dann werden Sie bestimmt schon auf verschiedene Vorlagen gestoßen sein. Diese gibt es unter anderem im Internet zuhauf. Doch reicht es aus, wenn Sie einfach eine solche Vorlage nutzen und sie mit den entsprechenden Angaben befüllen?
Tatsächlich sind Vorlagen keine schlechte Idee, wenn Ihr Betrieb nur wenige Mitarbeiter, also 1-3 Personen beschäftigt. Allerdings gibt es einige Dinge, die Sie dabei beachten sollten. Wenn Sie eine Vorlage nutzen, um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, sollten die Bruttogehälter das ganze Jahr hindurch gleich bleiben. In dem Fall müssen Sie als Arbeitgeber nur noch das Datum für jeden Monat anpassen.
Außerdem ist es in diesem Fall wichtig, dass Sie die Eingaben und Ergebnisse zu Jahresbeginn von einem Spezialisten prüfen lassen. Hierfür eignet sich ein Steuerberater. Zwar verursacht dies Kosten, doch es gibt Ihnen Sicherheit, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen.
Des Weiteren sollten Sie eine Vorlage nur dann nutzen, wenn Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen jährlich die neuen Berechnungsschlüssel besorgen können. Denn ohne diesen funktioniert es nicht. Passen Sie die Formulare regelmäßig an, dann wird das Fehlerpotenzial wesentlich verringert.
Natürlich geht jede Änderung der Gesetzgebung mit einem Aufwand für Sie einher. Achten Sie dennoch darauf, bei jeder Änderung eine Anpassung Ihrer Gehaltsabrechnung vorzunehmen.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erstellen wollen, müssen Sie nicht auf Vorlagen aus dem Internet zurückgreifen. Es gibt auch Softwareprogramme, die Ihnen dabei helfen. Der Vorteil solcher Programme ist, dass sie sich stetig aktualisieren. Gibt es Änderungen, werden diese gleich in das System übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, etwas zu übersehen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen. Zudem bieten Softwareprogramme eine gute Übersicht über all die Punkte, die in einer vollständigen Gehaltsabrechnung enthalten sein müssen. Dank praktischer Vorlagen können Sie richtige und vollständige Gehaltsabrechnungen erstellen. Allerdings sind solche Programme kostenpflichtig, weshalb Sie die entsprechenden Kosten einkalkulieren sollten.
Ein weiterer Vorteil von Programmen zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen, ist, dass Sie sich Zeit sparen und die Erstellung vergleichsweise einfach ist. Mit Softwareprogrammen sind Sie in der Lage, ohne fremde Hilfe zu arbeiten – vorausgesetzt natürlich, Sie wissen, worauf es ankommt.
Manche Programme ermöglichen es Ihnen auch, dass die wichtigen Meldungen an die Versicherungsträger und an das Finanzamt direkt aus der Software heraus getätigt werden. Mit solchen integrierten Funktionen wird die Möglichkeit auf Fehler verringert. Zudem gibt es die praktische Option mancher Softwareprogramme, den Auszahlungsbetrag mittels Online-Banking direkt an Ihre Angestellten zu überweisen. Das spart Zeit und ist sehr effektiv.
Darüber hinaus fällt es Ihnen als Arbeitgeber leichter, alle Gehaltsabrechnungen, die Sie erstellt haben, besser aufzubewahren. Sie behalten den Überblick über Ihre Personalkosten und viele andere Dinge, die für Sie als Arbeitgeber wichtig sind.
Was Sie nicht nutzen sollten, wenn Sie unerfahren sind und noch wenig Wissen über die Erstellung von Gehältern und Löhnen haben, sind Excel-Tabellen. Zwar sieht man das immer wieder, dass Unternehmer so vorgehen. Doch diese Vorgehensweise birgt ein großes Potenzial an Fehlern und sollte vermieden werden. Besser ist die Verwendung einer Software für die Erstellung von Abrechnungen.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung selber erstellen wollen und dafür ein Softwareprogramm nutzen möchten, sollten Sie darauf achten, dass der Funktionsumfang zu Ihrem Unternehmen passt. Es hilft Ihnen nur wenig, wenn Sie Geld für eine Software bezahlen und diese für Sie gar nicht nutzbar ist.
Grundsätzlich hilft es schon einmal, wenn Sie nicht das billigste Produkt nutzen, sondern auf ein hochwertiges Programm zurückgreifen, dass sich auch bei anderen Betrieben großer Beliebtheit erfreut. Außerdem können Sie vorab feststellen, ob der Funktionsumfang zu Ihnen passt.
Möchten Sie Gehaltsabrechnungen für Minijobber erstellen, sollte diese Funktion integriert sein. Aber auch Gehaltsabrechnungen für Mehrfachbeschäftigte und Praktikanten können sinnvoll sein. Viele Unternehmen müssen auch Gehaltsabrechnungen für Geringverdiener erstellen.
Darüber hinaus ist ein integriertes Meldeverfahren stets von Vorteil. Denn bei jeder Kündigung, bei jedem Krankheitsfall und wenn Mitarbeiter im Mutterschutz sind, sind Sie als Arbeitgeber nicht nur verpflichtet, dies anzugeben, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen, sondern auch zur Übermittlung an die zuständigen Ämter und Sozialversicherungsträger.
Bei Elster handelt es sich um ein Programm, welches für die Steuererklärung geeignet ist. So setzt sich auch der Name zusammen: ELSTER steht für elektronische Steuererklärung. Die Software wird sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern genutzt.
Allerdings bietet es noch viele weitere Möglichkeiten. Auch um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, lohnt sich Elster. Denn Arbeitgeber können mittlerweile auch die elektronische Lohnsteuer-Anmeldung sowie die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der Software machen.
Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben. Nur in Einzelfällen darf sie in Papierform beim Finanzamt abgegeben werden. Daher ist Elster als Programm für Unternehmer, die Angestellte beschäftigen, unverzichtbar.
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung über Elster nennt man auch ElsterLohn I. Hier ist die elektronische Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung möglich. Es handelt sich dabei um ein Gemeinschaftsprojekt der Steuerverwaltungen der Bundesländer in Deutschland.
Für viele scheint der Aufwand, der damit einhergeht, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen, zu hoch. Immerhin gibt es nicht nur ein paar Anforderungen zu beachten, sondern ein breites Feld an Aufgaben muss erfüllt werden. Aus diesem Grund gibt es auch externe Anbieter, die die Erstellung von Gehaltsabrechnungen übernehmen. Doch macht es Sinn, die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen? Hat dies Vorteile oder auch Nachteile?
Grundsätzlich sollte man zwischen verschiedenen Anbietern unterscheiden. Es gibt sowohl Steuerberater als auch Lohnbüros, die Gehaltsabrechnungen für Unternehmen erstellen. Dann gibt es auch Billiganbieter.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen lassen möchten, empfehlen wir Ihnen, nicht den günstigsten Anbieter auf dem Markt zu wählen. Denn hier ist erfahrungsgemäß das Fehlerpotenzial höher. Immerhin braucht es einiges an Know-how, damit die Richtigkeit gewährleistet werden kann.
Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnung daher von seriösen Anbietern erstellen lassen. Hierbei handelt es sich um Profis, die tagein, tagaus nichts anderes tun, als Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Dadurch ist eine gewisse Routine vorhanden, die Ihnen die Sicherheit gibt, dass die Erstellung sorgfältig und richtig vorgenommen wird.
Zudem wissen solche Anbieter stets über die neuesten Regelungen und Anforderungen Bescheid. Gibt es Änderungen, die die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen, wissen solche Anbieter meist als Allererste Bescheid. Zudem sparen Sie sich mit der Auslagerung der Erstellung von Abrechnungen wertvolle Zeit. Während Sie sich womöglich Tage durchkämpfen, um alle Gehaltsabrechnungen erstellen und an Ihre Mitarbeiter schicken zu können, ist die Arbeit in einem Lohnbüro innerhalb von Stunden erledigt. So haben Sie als Arbeitgeber Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind. Immerhin gibt es in jedem Betrieb vieles zu tun, worum Sie sich als Unternehmensführer kümmern müssen.
Auch die Kostenersparnis durch Outsourcing dürfen Sie nicht außer Acht lassen. Das klingt womöglich zunächst paradox. Immerhin zahlen Sie ja Geld für den Anbieter, um sich die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen. Dennoch kommt Ihnen das immer noch günstiger als ein Mitarbeiter, den Sie eigens für die Erstellung der Abrechnungen einstellen. Bei den meisten Anbietern haben Sie die volle Kostentransparenz, sodass Sie gut planen können, welche Ausgaben auf Sie zukommen.
Darüber hinaus ist es immer noch günstiger, sich die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen von einem externen Anbieter, anstatt Fehler bei der Erstellung zu machen und somit teure Strafen zahlen zu müssen.
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0541 9393 99 99Dass ein externer Anbieter, an den Sie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen outsourcen können, nicht die schlechteste Wahl ist, wissen Sie bereits. Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie auf der Suche nach jemandem sind, der Ihnen die Gehaltsabrechnung erstellen kann?
Prüfen Sie die Seriosität und Kompetenz eines Anbieters. Wenn Sie eine so wichtige Sache wie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen in fremde Hände legen, sollten Sie sich sicher sein, dass entsprechendes Know-how und ein hohes Maß an Professionalität vorhanden sind. Immerhin geben Sie die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten an diesen Anbieter weiter. Sie müssen daher sicher sein, dass die Daten geschützt und nicht an Unbefugte weitergegeben werden.
Zudem sollte ein Lohnbüro, das für Sie Gehaltsabrechnungen erstellen soll, sich stetig über Neuerungen und Änderungen informieren. Denn wie Sie bereits wissen, muss ein Fehler nicht einmal absichtlich passieren, damit Sie in Schwierigkeiten kommen können.
Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass der Anbieter zu Ihnen als Unternehmen passt. Es gibt verschiedene Arten von Löhnen und Gehälter. Hat sich ein Lohnbüro darauf spezialisiert, Gehaltsabrechnungen zu erstellen, doch Sie zahlen Ihren Angestellten beispielsweise Baulöhne, die mit sehr vielen Besonderheiten einhergehen, kann das zu potenziellen Fehlerquellen führen. Suchen Sie sich den Anbieter, der Ihre Gehaltsabrechnung erstellen soll, daher gut aus.
Ein Vorteil davon, die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen, ist, dass Sie von dem Know-how und der Erfahrung wahrer Profis profitieren können. So können Sie sich ob der Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnungen sicher sein.
Zudem geht die Erstellung sehr schnell. Die meisten Lohnbüros und anderen Anbieter erstellen die Gehaltsabrechnung innerhalb weniger Tage. In dieser Zeit können Sie sich als Arbeitgeber anderen Aufgaben widmen. So ist jeder in seinem Fachbereich tätig: Sie gehen Ihrer Tätigkeit nach und das Lohnbüro macht, was es am besten kann – Gehaltsabrechnungen erstellen.
Ein Nachteil, der genannt werden kann, ist die Kommunikation. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen lassen und diese Tätigkeit somit an einen externen Anbieter outsourcen, können Sie nicht schnell mal eben in deren Büro gehen, um eine Frage zu stellen. Was bei Ihrer Personalabteilung möglich ist, können Sie nicht bei einem Lohnbüro tun. Hier ist der Kommunikationsweg etwas länger. Wenn Sie sich davon gestört fühlen, sollten Sie bei der Wahl eines Anbieters darauf achten, dass dieser einen ständigen Service bietet. Häufig können Sie bei Lohnbüros anrufen oder eine E-Mail schicken. Auf diese Weise können Fragen schnell und gründlich geklärt werden.
Vor allem großen Unternehmen und Konzernen wird geraten, die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen. Da es hier viele Mitarbeiter gibt, ist auch der Aufwand, der mit der Erstellung verbunden ist, vergleichsweise hoch.
Allerdings lohnt es sich bereits für kleine und mittelständische Unternehmen, die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen. Das liegt ganz einfach daran, dass Sie sich Geld sparen und auf der sicheren Seite sind. Die Auslagerung stellt für viele Unternehmer eine große Erleichterung dar und wird somit in verschiedenen Branchen immer beliebter.
Selbst erstellen sollten Sie die Abrechnungen nur dann, wenn Sie sich absolut sicher sind, was Sie tun. Wie bereits erwähnt: Es kann gefährlich sein, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erstellen und dabei nicht alle wichtigen Faktoren berücksichtigen.
Möchten Sie Ihre Gehaltsabrechnung erstellen lassen? Dann gilt es zunächst, ein fähiges Lohnbüro zu wählen. Achten Sie dabei auf die bereits erwähnten Punkte und halten Sie sich immer im Hinterkopf, dass Sie sensible Mitarbeiterdaten weitergeben. Immer wenn dies der Fall ist, sollten Sie externe Fachleute mit Bedacht wählen. Doch wie funktioniert es, die Gehaltsabrechnung erstellen zu lassen?
Zunächst einmal sei gesagt, dass sich der Aufwand in Grenzen hält, wenn Sie die Gehaltsabrechnung erstellen lassen. Wichtig ist, dass Sie alle Daten und Dokumente, die Sie für die Erstellung benötigen, gut aufbewahren und entsprechend an das Lohnbüro, das Sie beauftragen, übermitteln. Dazu gehören die Namen, Adressen, Geburtsdaten, Steuerklassen und Steueridentifikationsnummern Ihrer Angestellten. Auch ob Ihre Mitarbeiter kirchensteuerpflichtig sind oder nicht, müssen Sie dem Anbieter in diesem Zuge mitteilen.
Danach legen Sie selbst fest, wann die Gehaltsabrechnung erstellt werden soll. Viele Unternehmen entscheiden sich für den Monatsanfang, während andere die Mitte des Monats wählen. Im Grunde ist dies egal: Achten Sie jedoch darauf, dass dies immer gleich bleibt.
Ihre Mitarbeiter haben ein Recht auf regelmäßige Zahlungen und die regelmäßige Übermittlung der Gehaltsabrechnung. Verspätet sie sich oder kommt sie unregelmäßig, kann das schnell zu Unzufriedenheit und sinkender Motivation führen. Kurz bevor es an die Erstellung der Abrechnung geht, müssen Sie demjenigen, der sie erstellen soll, die Mitarbeiterliste übermitteln. Darauf sind die geleisteten Stunden und Überstunden enthalten. Dies ist jedoch vor allem bei Löhnen wichtig, da sich diese nach den geleisteten Stunden richten. Bei Gehältern ist dieser Punkt nicht von allzu großer Bedeutung.
Danach heißt es nur noch: abwarten. Das Lohnbüro bzw. der Steuerberater erstellt die Abrechnungen für Sie und senden sie Ihnen im vorher vereinbarten Zeitraum zu. Dann können Sie die Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeiter weitergeben und die Gehälter überweisen.
Beachten Sie jedoch, dass Sie die Gehaltsabrechnungen sorgfältig aufbewahren – auch wenn Sie sie nicht selbst erstellen. Das hat den Grund, da Sie eine Aufbewahrungspflicht für solche Dokumente haben. Kommt eine Betriebsprüfung auf Sie zu, sind alle Gehaltsabrechnungen der Vergangenheit vorzulegen.
Eine Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist häufig gar nicht so einfach. Es gibt viele Besonderheiten und Formalitäten zu beachten, damit man als Arbeitgeber auf der sicheren Seite ist. Ansonsten können harte Konsequenzen auf Sie zukommen. Um Fehler gezielt zu vermeiden, eignet es sich daher, die Gehaltsabrechnungen erstellen zu lassen. Durch die Arbeit von Profis können Sie Ihre Zeit anderweitig nutzen und sind rechtlich immer abgesichert, was die Gehaltsabrechnung betrifft.
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