Lohnabrechnung für Köln: Attraktive Leistungspakete für Unternehmen die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren möchten

Zu den betrieblichen Kernfunktionen gehört in jedem Unternehmen das Finanz- und Rechnungswesen, welches wiederum je nach Unternehmensgröße und Art in verschiedene Bereiche eingeteilt werden kann. Einer dieser Bereiche ist die Lohnbuchhaltung, welche sich mit allen finanziellen Belangen der Mitarbeiter beschäftigt. In vielen Großunternehmen ist es üblich, dass die Lohnbuchhaltung eine eigenständige Abteilung ist, da die Menge an Aufgaben durchaus den Einsatz mehrerer Mitarbeiter rechtfertigt. In kleineren Unternehmen ist dies ungleich schwieriger. So ist die Lohnbuchhaltung zwar mit einem kalkulierbaren Aufwand verbunden, die Anstellung eigens abgestellter Mitarbeiter aber unwirtschaftlich und der Aufwand schlicht zu groß, als dass er durch die Geschäftsführung oder qualifizierte Mitarbeiter schlicht nebenbei erledigt werden könnte.

Genau hier kommen unsere Leistungen im Bereich Lohnabrechnung ins Spiel, die wir Ihnen nicht nur für Köln bieten. Lagern Sie die Gehaltsabrechnung für Köln an uns aus, können Sie sich darauf verlassen, dass diese wichtige Aufgabe zuverlässig erledigt wird und sich gleichzeitig auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren.

Nachfolgend erklären wir Ihnen detailliert, worauf es bei der Lohnabrechnung ankommt, welche Punkte eine Rolle spielen und wie genau sie vom Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Köln an uns profitieren können. Einen Überblick über die Inhalte bietet das Inhaltsverzeichnis.

Inhaltsverzeichnis

Glückliche Kunden der Helden Gruppe:

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1. Lohnbuchhaltung für Köln: Wir stehen als Full-Service-Dienstleister an Ihrer Seite

Der Aufgabenbereich der Lohnbuchhaltung umfasst alle Geschäftsvorfälle, die im Zusammenhang mit Mitarbeitern und deren Tätigkeiten anfallen. Wie umfangreich die Aufgaben ausfallen, ist von der Anzahl der Mitarbeiter einerseits und vom Geschäftsfeld Ihres Unternehmens andererseits, abhängig. Suchen Sie nach einem Dienstleister für Köln der die Lohnabrechnung für Sie übernimmt, sind wir in jeder Lage der perfekte Ansprechpartner. So passen wir uns Ihren Bedürfnissen an und ermöglichen Ihnen sowohl die Möglichkeit Teilbereiche auszulagern als auch sämtliche Aufgaben an uns zu übertragen. In aller Kürze gehören beispielsweise folgende Aufgaben zu den typischen Tätigkeiten der Lohnbuchhaltung:

  • Das Führen der Payroll, also der Gehaltsliste, auf der sämtliche relevanten Punkte rund um die Entlohnung Ihrer Mitarbeiter festgehalten sind
  • Die Berücksichtigung und Erhebung wichtiger Entlohnungsfaktoren wie Steuerklassen, Freibeträge und die Berechnung von Beiträgen zur Sozialversicherung
  • Die Erstellung und Vorbereitung der individuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Überweisung an die Mitarbeiter
  • Reisekostenabrechnung
  • Bereitstellung und Aufbereitung relevanter Daten für die Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder Bilanzen

Nützlich ist für Sie vor allem die Skalierbarkeit unserer Leistungen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Köln. Wächst Ihr Unternehmen oder nehmen Aufgaben zu, so übernehmen wir. Auf die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern und die Einbindung der Lohnbuchhaltung in Ihre Organisation brauchen Sie sich also nicht kümmern. Auch ist die Auslagerung an einen professionellen Dienstleister wie uns gut kalkulierbar, kosteneffizient und einfach. Worauf es in den einzelnen Bereichen der Lohnbuchhaltung genau ankommt, erklären wir Ihnen in den nächsten Abschnitten.

2. Lohn- und Gehaltsabrechnung für Köln: Das Herzstück unserer Arbeit

Haben Sie bis hierhin aufmerksam gelesen, so fragen Sie sich vielleicht, was denn überhaupt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist. So werden diese Begriffe im Alltag oft synonym verwendet und, wenn man es ganz genau nimmt, auch verwechselt. Der Unterschied ist jedoch simpel und schnell erklärt:

  • Beim Gehalt handelt es sich in der Regel um ein vertraglich fest vereinbartes Entgelt. So erhält eine Mitarbeiterin beispielsweise 4.000 € brutto im Monat und steht dafür 37 Stunden in der Woche zur Verfügung.
  • Beim Lohn handelt es sich hingegen um ein Entgelt, das in Abhängigkeit von tatsächlich erbrachten Leistungen gezahlt wird. Ein typisches Beispiel ist die Bezahlung von Aushilfen oder Saisonarbeitskräften. Diese erhalten meist einen fest vereinbarten Stundenlohn, während die Auszahlungssumme aber von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden abhängig ist. Verbreitet sind auch Akkord- oder Stücklöhne. Aus einer Muster Lohnabrechnung ginge also die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden bzw. des Outputs hervor.

Für jeden Mitarbeiter wird in der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Köln also ein individuelles Profil geführt, das alle relevanten Parameter enthält. Werfen Sie einen Blick auf eine Muster Gehaltsabrechnung, so verrät diese jedoch nicht nur die reinen Summen, sondern auch viele weitere Informationen. Dazu gehören üblicherweise folgende Dinge, die im Fachjargon auch als Lohnsteuerabzugsmerkmale bezeichnet werden:

  • Die Steuerklasse (Klassen 1 bis 6)
  • Bei Steuerklasse 5 einen Faktor zur Berechnung der Lohnsteuer
  • Informationen über die Frage, ob ein Mitarbeiter Kirchensteuer zahlen muss
  • Falls vorhanden, Infos über Ehe- oder Lebenspartner
  • Falls vorhanden, Anzahl der Kinderfreibeträge
  • Anrechenbare Freibeträge (z.B. Steuerentlastungen für Schwerbehinderte)

Weiterhin werden bei der Abrechnung folgende Dinge berücksichtigt:

  • Vertragliche Vereinbarungen, wie die Entlohnung von Überstunden oder die Gewährung von Zuschlägen für Nacht-, Schicht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Beiträge zur Sozialversicherung
  • Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung oder Versorgungswerken

Die Abrechnungsergebnisse spielen schließlich auch eine Rolle für die Betriebskostenabrechnung und die Steuer- und Gewinnermittlung. Unsere Aufzeichnungen können also selbstverständlich bequem in bestimmte Softwarelösungen oder an Dritte weiteregeleitet werden.

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3. Ihre Payroll ist immer auf dem neuesten Stand

Damit Ihre Lohnbuchhaltung stets reibungslos funktioniert, müssen Gehaltslisten sorgfältig geführt und bei Bedarf unverzüglich aktualisiert werden. Lagern Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen an uns für Köln aus, können Sie sich darauf verlassen. Heiratet ein Mitarbeiter, bekommt Nachwuchs, scheidet aus dem Unternehmen aus oder wechselt die Stelle, so reicht ein entsprechender Hinweis und wir nehmen die nötigen Änderungen vor. Jederzeit korrekte Abrechnungen stellen wir also jederzeit sicher.

Darüber hinaus bietet das Führen dieser Payroll zahlreiche weitere Möglichkeiten. So ist die Abrechnung eng mit weiteren betrieblichen Belangen verknüpft. So gehört etwa die Reisekostenabrechnung zu unserem Leistungsportfolio und die erhobenen Daten können auch zu Controllingzwecken genutzt werden. Im Hinblick auf die Reisekostenabrechnung kommt es für Unternehmen außerdem auf weitere Punkte an. Welche Punkte das sind, erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt genauer.

4. Die Reisekostenabrechnung: Eine Schnittstelle zwischen klassischer Buchführung und Lohnbuchhaltung

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass einige Mitarbeiter mehr oder weniger oft Dienstreisen unternehmen. Da diese Reisen natürlich Kosten verursachen, spielen sie in der Lohnbuchhaltung eine wichtige Rolle. Lagern Sie die Lohnabrechnung für Köln an uns aus, so übernehmen wir auf Wunsch natürlich auch die Reisekostenabrechnung und garantieren Ihrem Unternehmen und auch Ihren Mitarbeitern Leistungen auf höchstem Niveau. Wären wir Ihnen als Unternehmen die Nachvollziehbarkeit und sichere Archivierung von relevanten Daten garantieren, stellen wir Ihren Mitarbeitern praktikable Lösungen für den Arbeitsalltag zur Verfügung. So gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, an der Ihre Mitarbeiter mitwirken müssen, nicht als langwierige Pflicht, sondern einfach und bequem. Dies stellt auch sicher, dass Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich gewinnbringenden Aktivitäten haben und sich nicht mit den Details der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen müssen.

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Wichtigster Bestandteil der Reisekostenabrechnung ist die Verbuchung von Aufwänden und die Archivierung von dazugehörigen Belegen, die bei der Steuer- und Gewinnermittlung und ggf. bei Prüfungen als Nachweis benötigt werden. Folgende Reisekosten fallen in der Praxis häufig an:

  • Die generellen Reisekosten (dazu gehören Fahrtkosten ebenso wie Kosten für einen Mietwagen oder für Zug- oder Flugtickets)
  • Kosten für Unterbringung
  • Reisenebenkosten wie Parktickets, Mautgebühren, Tickets für Messen und vergleichbare Dinge
  • Kosten für Geschäftsessen

Oft reicht es, wenn Mitarbeiter dazu gehörige Belege einreichen. Gelegentlich kommt es jedoch auch vor, dass Mitarbeiter im Rahmen der Reisekostenabrechnung Anspruch auf Kostenerstattung haben (etwa dann, wenn keine Firmenkreditkarte zur Verfügung steht und Reisekosten zunächst privat beglichen werden). Ein typisches Beispiel ist auch die Erstattung von Fahrtkosten. Mitarbeitern ohne Dienstwagen die nur selten dienstlich Reisen wird beispielsweise bei der Fahrt mit dem eigenen PKW ein Betrag pro km erstattet, welcher im Rahmen der Reisekostenabrechnung abgerechnet wird.

Dienstreisen wirken sich jedoch auch auf die von uns für Köln durchgeführte Gehaltsabrechnung aus. So ist die Abwesenheit von Mitarbeitern auch mit privaten Kosten verbunden, dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Um diesen Mehraufwand zu kompensieren, werden für Dienstreisen steuerliche Entlastungen eingeräumt, die natürlich nachvollziehbar verbucht werden müssen. Diese lassen sich wie folgt beziffern:

  • Bei mehrtägiger Abwesenheit je 14 € für den Tag der An- und Abreise sowie 28 € für jeden vollen Tag
  • Bei eintägiger Abwesenheit 14 € ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden
  • Erhalten Mitarbeiter etwa im Hotel oder einer Betriebskantine eine Mahlzeit, so sind diese Freibeträge um 20 % für ein Frühstück oder je 40 % für Mittag- oder Abendessen zu reduzieren

Ohne professionelle Tools sorgt gerade diese Erfassung schnell für erheblichen Aufwand. Durch unsere einfach zu handhabenden Tools können Ihre Mitarbeiter jedoch alle Relevantia zügig und mit wenigen Klicks erfassen und an uns zur Buchung übermitteln.

Katrin Pampel

Head of HR

katrin.pampel@lohnhelden.net

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5. Lohnabrechnung für Köln: Auch für Unternehmen im öffentlichen Dienst ein wahrer Segen!

In vielen Städten und Gemeinden wurden in den letzten Jahren wichtige öffentliche Leistungserbringer privatisiert. Diese Privatisierung hat in vielen Fällen positive finanzielle Effekte, stellt aber viele nun privatwirtschaftlich organisierte Unternehmen auch vor neue Herausforderungen. Wurde beispielsweise die Lohnbuchhaltung früher zentral durch die Stadtverwaltung erbracht, so liegt diese nun im Verantwortungsbereich des Unternehmens. Da die Unterhaltung einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung oft unwirtschaftlich ist, ist die Auslagerung der Gehaltsabrechnungen für Köln an uns eine gute Möglichkeit die Unternehmensentwicklung positiv zu beeinflussen.

Natürlich sind wir uns bewusst, dass bei Unternehmen im öffentlichen Dienst noch viele andere Standards als in rein privatwirtschaftlichen Unternehmen gelten. Dementsprechend bietet Ihnen unsere Lohn- und Gehaltsabrechnung für Köln alles, was es für die korrekte Lohnbuchhaltung für Mitarbeiter und Unternehmen im öffentlichen Dienst braucht. Eine besondere Herausforderung ist hier vor allem die Berücksichtigung diverser Tarifverträge, die oft nur für einen Teil der Angestellten gelten:

  • In vielen Unternehmen gibt es etwa langjährig Beschäftigte, die noch nach Maßgabe des Bundesangestelltentarifvertrages (BAT) entlohnt werden und gleichzeitig neuere Mitarbeiter die nach Maßgabe des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) beschäftigt werden
  • Ist Ihr Unternehmen in verschiedenen Bereichen und respektive oder in verschiedenen Bundesländern tätig, so ist es keine Seltenheit, dass länderspezifische Tarifverträge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Rolle spielen
  • Darüber hinaus gilt es weitere Vertrags- und Regelwerke für Angestellte im öffentlichen Dienst zu berücksichtigen und natürlich revisionssicher zu verbuchen

Mit unseren Leistungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im öffentlichen Dienst für Köln, bieten wir Ihnen attraktive Entwicklungsperspektiven.

6. Was zählt ist Ihr Bedarf: Transparente und planbare Kosten für unseren Service

Als erfahrener Dienstleister verfügen wir über qualifiziertes Personal, dessen Kernkompetenz die Abwicklung ihrer Lohnbuchhaltung für Köln ist. Dementsprechend orientieren sich die Kosten am tatsächlichen Aufwand und sind nicht noch weiteren Unwägbarkeiten wie bei festangestellten Mitarbeitern unterworfen. Die Einplanung von Urlaubs- oder Fehlzeiten sowie die Anwerbung oder Vertragsgestaltung von Personal für die Lohnbuchhaltung ist also nichts mehr, um das Sie sich im Alltag zusätzlich kümmern müssen. Kosteneffizient können Sie sich also auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und auf uns verlassen.

Natürlich ist die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an uns für Köln keine Entscheidung, die auf die Schnelle getroffen wird. Vertrauen und Effizienz spielen eine wichtige Rolle. Daher ist es nur selbstverständlich, dass wir Ihnen jederzeit kostenlos und unverbindlich für Fragen aller Art zur Seite stehen. Gleiches gilt, wenn Sie zunächst weitere allgemeine Informationen über die Möglichkeiten und Grenzen des Outsourcings erhalten möchten. Versorgen Sie uns mit den wichtigsten Informationen rund um Ihre Lohnbuchhaltung, so erstellen wir natürlich gern ein detailliertes und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.

Sie erreichen uns jederzeit über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch. Nach Absprache steht auch einem unverbindlichen persönlichen Kennenlernen nichts im Wege. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Fazit: Lohnbüro lohnt sich

Wir verstehen uns bei Lohnhelden als Spezialdienstleister, der seine Mandanten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet. Unser Augenmerk liegt auf dem persönlichen Service, auf Zuverlässigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit.

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