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Der Wechsel zu uns ist unkompliziert und reibungslos. Wir übernehmen die Kommunikation mit Ihrem bisherigen Anbieter, kümmern uns um die Datenübernahme und sorgen für eine nahtlose Weiterführung Ihrer Abrechnung – rechtssicher, effizient und ohne Unterbrechung.
Professionell
persönlich
kostenoptimiert
"Der Wechsel klingt so aufwendig" – das hören wir oft. Und es stimmt: Ein Anbieterwechsel in der Lohnabrechnung hat den Ruf, kompliziert zu sein. Daten müssen übertragen, Fristen eingehalten, historische Daten gesichert werden. Aber mit Lohnhelden ist das anders. Wir haben den Wechselprozess so gestaltet, dass der Aufwand für Sie minimal ist. Wir koordinieren die Datenübergabe vom alten Anbieter, führen eine Probeabrechnung durch und starten nahtlos ab dem vereinbarten Termin. Unsere Erfahrung: Wer einmal gewechselt hat, fragt sich, warum er so lange gewartet hat. In diesem Leitfaden erklären wir Schritt für Schritt, wie ein Wechsel zu Lohnhelden abläuft – und was Sie konkret tun müssen (Spoiler: wenig).
Kündigen Sie Ihren bisherigen Lohnabrechner mit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist. Gesetzlich gilt eine Mindest-Kündigungsfrist von drei Monaten, wenn keine kürzere Frist vereinbart wurde. Viele Dienstleister haben jedoch kürzere Fristen oder ermöglichen sogar eine außerordentliche Kündigung. Prüfen Sie Ihren bestehenden Vertrag und kündigen Sie schriftlich – am besten per E-Mail mit Eingangsbestätigung oder per Einschreiben.
Wichtig: Kündigen Sie erst, nachdem Sie Lohnhelden als neuen Anbieter bestätigt haben und der Starttermin feststeht. So vermeiden Sie Abrechnungslücken oder Zeitdruck bei der Übergabe.
Was Lohnhelden übernimmt: Wir erstellen Ihnen auf Wunsch eine Musterkündigung für Ihren alten Anbieter – die können Sie direkt verwenden.
Die Datenübergabe ist der technisch anspruchsvollste Teil – aber genau den übernehmen wir für Sie. Nach Beauftragung nehmen wir direkten Kontakt mit Ihrem bisherigen Anbieter auf und fordern alle relevanten Daten an:
Der alte Anbieter ist rechtlich verpflichtet, die Daten herauszugeben. Lohnhelden begleitet diesen Prozess und sorgt dafür, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und in einem verarbeitungsfähigen Format übergeben werden.
Zeitbedarf: Rechnen Sie mit 2–4 Wochen für eine vollständige Datenübergabe. Wenn der alte Anbieter kooperativ ist, geht es oft schneller.
Nachdem alle Daten übertragen und geprüft wurden, führen wir eine Probeabrechnung durch. So stellen wir sicher, dass alle Parameter korrekt eingestellt sind, bevor die erste echte Abrechnung erstellt wird. Bei der Probeabrechnung prüfen wir:
Erst wenn Sie die Probeabrechnung bestätigt haben, gehen wir in den regulären Betrieb. Ab dann erhalten Sie monatlich pünktlich Ihre Abrechnungen – vollständig digital, ohne Papierchaos.
AB 8,90€ PRO ABRECHNUNGSFALL
Jeder Mitarbeiter erhält von uns seinen eigenen Downloadlink und kann die Gehaltsabrechnungen selbst herunterladen. Es spart Ihnen Portokosten oder Zeitaufwand für die Verteilung der Gehaltsabrechnungen durch die Hauspost.
Inkl. aller gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, An- und Abmeldungen sowie den standardmäßigen Auswertungen und Dokumente (*Sehen Sie unsere detailierte Leistungsbeschreibung in Ihrem Angebot).
Dokumente per Brief an Ihre Mitarbeiter.
Zugriff auf Ihre gesamte Datenbank zur Erstellung individueller Reportings.
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Viele Unternehmen glauben, ein Wechsel sei nur zum Jahresbeginn möglich. Das stimmt nicht. Ein unterjähriger Wechsel ist in der Lohnabrechnung gängige Praxis – und organisatorisch gut umsetzbar. Trotzdem gibt es bevorzugte Zeitpunkte:
Wann ein unterjähriger Wechsel besonders sinnvoll ist:
Tipp aus unserer Erfahrung: Versuchen Sie, den Wechsel mindestens 6 Wochen vor dem gewünschten Starttermin einzuleiten. So bleibt ausreichend Zeit für die Datenübergabe und die Probeabrechnung.
Der Wechsel zu Lohnhelden ist so gestaltet, dass Ihr Aufwand auf ein Minimum reduziert wird:
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Aufgabe |
Ihr Aufwand |
Lohnhelden übernimmt |
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Kündigung alter Anbieter |
Kündigung schreiben (Muster von uns) |
Musterkündigung, Timing-Beratung |
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Datenabruf vom alten Anbieter |
Einmalige Freigabe / Kontaktdaten |
Komplette Kommunikation und Anfordering |
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Datenimport und -prüfung |
Keine |
Vollständiger Import und Qualitätsprüfung |
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Probeabrechnung |
Kurze Freigabe nach Prüfung |
Erstellung und Erklärung der Probe |
|
Onboarding Mitarbeitende |
Info an Mitarbeitende |
Einrichtung Mitarbeiterportal |
|
Erste reguläre Abrechnung |
Stundendaten liefern |
Komplette Abrechnung und Meldungen |
Der Wechsel zu Lohnhelden ist kostenlos. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Wechselgebühr und keine Kosten für den Datenimport. Sie zahlen erst ab dem ersten Abrechnungsmonat – zum transparenten Festpreis je nach Mitarbeiterzahl (19,90 €/MA bis 20 MA, 19,50 €/MA bis 30 MA, 18,90 €/MA bis 40 MA, 17,90 €/MA ab 41 MA – zzgl. 30 € Firmenpauschale/Monat).
Was den Wechsel von anderen Anbietern unterscheidet: Viele Dienstleister verlangen eine Einrichtungsgebühr von 100–300 Euro für den Datentransfer und das Einrichten Ihres Mandats. Bei Lohnhelden ist das alles inklusive.
Keine Mindestlaufzeit: Der neue Vertrag mit Lohnhelden ist monatlich kündbar. Sie gehen keine Jahresverpflichtung ein. Das gibt Ihnen die Freiheit, uns zu evaluieren – und wenn Sie zufrieden sind (was unsere Kunden in der Regel sind), bleiben Sie.
Kein Risiko testen
Kostenlose Erstberatung + kostenloser Wechsel + monatliche Kündbarkeit = Sie riskieren nichts. Testen Sie Lohnhelden einen Monat lang.
Damit der Wechsel reibungslos läuft, sollten folgende Unterlagen und Informationen bereitliegen. Lohnhelden unterstützt Sie bei der Beschaffung – aber je mehr Sie vorab parat haben, desto schneller geht es:
Haben Sie nicht alle Unterlagen sofort parat? Kein Problem. Lohnhelden holt fehlende Dokumente direkt beim alten Anbieter an – Sie müssen nicht einmal selbst nachfragen.
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Zeitpunkt |
Maßnahme |
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Oktober/November |
Entscheidung für Lohnhelden, Erstgespräch |
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November |
Kündigung beim alten Anbieter (Frist 3 Monate!) |
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November/Dezember |
Datenabforderung beim alten Anbieter |
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Dezember |
Datenimport, Stammdaten prüfen |
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Dezember |
Probeabrechnung erstellen und freigeben |
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1. Januar |
Start reguläre Abrechnung bei Lohnhelden |
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31. Januar |
Erste vollständige Abrechnung inkl. aller Meldungen |
Bei einem unterjährigen Wechsel gilt dieselbe Logik, nur mit angepasstem Zeitplan. Lohnhelden kann auch innerhalb von 2 Wochen starten, wenn nötig.
Eine berechtigte Frage: Was passiert mit den Lohndaten aus den Jahren vor dem Wechsel? Und was ist, wenn der alte Anbieter insolvent geht oder nicht mehr erreichbar ist?
Lohnhelden sichert alle von uns erstellten Abrechnungen und Meldungen dauerhaft in unserem System. Sie können jederzeit auf alle Dokumente seit Beginn der Zusammenarbeit zugreifen – auch Jahre nach einer eventuellen Kündigung.
Für Daten aus der Zeit vor Lohnhelden gilt: Wir importieren alle verfügbaren historischen Daten aus dem Vorjahr und dem laufenden Jahr. Diese werden in unserem System gespeichert und sind für Sie zugänglich. Für ältere Daten (Vorjahre) empfehlen wir, die Unterlagen vom alten Anbieter direkt zu archivieren oder in Ihr eigenes System zu übernehmen.
Aufbewahrungspflichten: Lohnunterlagen müssen gesetzlich mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (Lohnkonten, Beitragsnachweise) bzw. bis zu 30 Jahre (in bestimmten SV-Konstellationen). Lohnhelden unterstützt Sie dabei, dieser Pflicht rechtssicher nachzukommen.
LOHNHELDEN TEAM
Bei den Lohnhelden steht der Mensch im Mittelpunkt – insbesondere unser Team aus hoch qualifizierten und erfahrenen Spezialisten für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unsere Mitarbeitenden verfügen über fundiertes Fachwissen, langjährige Praxiserfahrung und ein tiefes Verständnis für gesetzliche, tarifliche und branchenspezifische Anforderungen. So stellen wir sicher, dass jede Abrechnung fachlich korrekt, rechtssicher und zuverlässig erfolgt.
Was uns besonders auszeichnet, ist die persönliche Betreuung: Unsere Mandanten haben feste Ansprechpartner, die ihre individuellen Anforderungen kennen und vorausschauend begleiten. Durch kontinuierliche Weiterbildung, aktuelle Fachkenntnisse und den Einsatz moderner Abrechnungssysteme sorgen unsere Mitarbeitenden dafür, dass Sie sich jederzeit auf eine kompetente, verlässliche und professionelle Zusammenarbeit verlassen können.
Eine häufige Sorge: "Wenn ich die Lohnabrechnung outsource, verliere ich die Kontrolle über meine Mitarbeiterdaten und Zahlen." Das ist verständlich – und falsch. Outsourcing bedeutet nicht Kontrollverlust. Es bedeutet, operativen Aufwand abzugeben, während Sie die strategische Kontrolle behalten.
Bei Lohnhelden haben Sie jederzeit:
Sie entscheiden jederzeit, welche Informationen Sie selbst pflegen möchten und welche Sie an Lohnhelden übergeben. Die Daten gehören Ihnen – nicht uns. Im Fall eines Anbieterwechsels können Sie alle Daten jederzeit exportieren.
Kurz: Mit Lohnhelden gewinnen Sie Entlastung und Rechtssicherheit, ohne Kontrolle oder Transparenz aufzugeben.
Warum Lohnhelden – und nicht einer der vielen anderen Anbieter? Diese fünf Punkte unterscheiden uns:
Die Kündigung beim bisherigen Lohnabrechner ist rechtlich einfach – aber praktisch gibt es einige Punkte zu beachten. Hier ist, was Sie wissen müssen und wie Lohnhelden Sie dabei unterstützt.
Rechtliche Grundlagen: Lohnabrechnung wird üblicherweise als Dienstleistungsvertrag geschlossen. Wenn keine besondere Kündigungsfrist vereinbart wurde, gilt § 621 BGB – danach ist eine Kündigung bei monatlicher Vergütung jeweils zum 15. eines Monats mit Wirkung zum Ende des Monats möglich. Viele Anbieter haben im Vertrag jedoch abweichende Fristen (häufig 3 Monate zum Monatsende) vereinbart. Prüfen Sie Ihren Vertrag.
Außerordentliche Kündigung: Wenn der bisherige Anbieter wiederholt fehlerhafte Abrechnungen erstellt, Fristen versäumt oder das Mandat faktisch vernachlässigt hat, kann eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich sein. Lohnhelden kann Ihnen bei der Einschätzung helfen, ob ein solcher Grund vorliegt.
Formulierung der Kündigung: Die Kündigung sollte schriftlich und nachweisbar erfolgen. Empfehlenswert ist entweder ein Einschreiben mit Rückschein oder eine E-Mail mit Lesebestätigung. Die Kündigung sollte Kündigung des Dienstleistungsvertrags mit Datum, Vertragsnummer, Bitte um Bestätigung des Kündigungstermins sowie Bitte um vollständige Datenherausgabe nach Vertragsende enthalten.
Lohnhelden stellt Ihnen auf Anfrage eine fertige Musterkündigung zur Verfügung, die Sie nur noch mit Ihren Daten ausfüllen müssen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle notwendigen Elemente enthalten sind.
Viele Unternehmen rechnen die Löhne lange selbst ab – mit wachsendem Aufwand, aber ohne konkreten Anlass zum Wechsel. Bis ein Ereignis eintritt, das zeigt, dass die bisherige Lösung nicht mehr tragfähig ist. Diese Warnsignale sollten Sie kennen:
Warnsignal 1 – Wachstum: Bis etwa 5–8 Mitarbeitende ist die Lohnabrechnung für viele Geschäftsführer selbst machbar. Darüber wird der Aufwand erheblich – und die Fehleranfälligkeit steigt. Wenn Sie merken, dass die Lohnabrechnung jeden Monat einen halben Tag oder mehr kostet, ist es Zeit, über Outsourcing nachzudenken.
Warnsignal 2 – Komplexität steigt: Ein neuer Mitarbeitender auf Minijob-Basis, ein Auszubildender, ein Mitarbeiter in Elternzeit, ein Fall von Kurzarbeit – jede dieser Situationen erhöht die Komplexität der Abrechnung erheblich. Wenn Sie sich bei jedem neuen Fall durch Rechtsparagraphen arbeiten müssen, ist professionelle Unterstützung sinnvoll.
Warnsignal 3 – Fehler tauchen auf: Wenn die Krankenkasse Rückfragen stellt, das Finanzamt eine Korrekturbuchung fordert oder ein Mitarbeiter auf einen Fehler in seiner Abrechnung hinweist – das sind klare Zeichen, dass der bisherige Prozess nicht mehr zuverlässig funktioniert. Ignorieren Sie diese Signale nicht.
Warnsignal 4 – Der zuständige Mitarbeiter ist nicht mehr verfügbar: In vielen kleineren Unternehmen kümmert sich eine bestimmte Person um die Lohnabrechnung. Wenn diese Person kündigt, krank wird oder in Urlaub geht, entsteht sofort eine Lücke. Mit Lohnhelden ist Ihr Betrieb vollständig unabhängig von einzelnen Personen.
Warnsignal 5 – Baulohn-Besonderheiten werden zu komplex: Wenn Ihr Betrieb in den Geltungsbereich der SOKA-Bau, SOKA-DACH oder UK-Maler fällt und Sie nicht sicher sind, ob alle Meldungen korrekt sind – dann ist das Zeit für einen spezialisierten Anbieter. Lohnhelden ist genau dafür da.
Überlassen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung erfahrenen Spezialisten. Wir sorgen für korrekte Abrechnungen, termingerechte Meldungen und maximale Entlastung für Ihr Unternehmen.
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Sie haben sich entschieden, zu Lohnhelden zu wechseln. Was passiert jetzt? Hier ist ein realistischer Überblick darüber, was im ersten Monat der Zusammenarbeit passiert – und was nicht.
Was in den ersten Tagen passiert: Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie einen persönlichen Ansprechpartner zugewiesen. Dieser nimmt innerhalb von 48 Stunden Kontakt auf und leitet den Onboarding-Prozess ein. Sie erhalten einen klaren Zeitplan mit allen Schritten und Terminen – transparent und nachvollziehbar.
Was Lohnhelden in der ersten Woche tut: Wir nehmen Kontakt mit Ihrem alten Anbieter auf und fordern alle relevanten Daten an. Parallel richten wir Ihr Mandant in unserem System ein und bereiten den Datenimport vor. Sie erhalten regelmäßige Updates über den Fortschritt.
Was Sie in der ersten Woche tun: Wenig. Sie stellen uns vor, wer Ihr Ansprechpartner beim alten Anbieter ist, und erteilen uns eine Vollmacht für die Datenabforderung. Das ist im Wesentlichen alles, was von Ihrer Seite notwendig ist.
Die Probeabrechnung: Bevor die erste echte Abrechnung erstellt wird, führen wir eine vollständige Probeabrechnung durch. Das ist unser internes Qualitätscheck – wir prüfen alle Parameter, alle Stammdaten, alle tarifvertraglichen Einstellungen. Sie sehen das Ergebnis und bestätigen, dass alles stimmt. Erst dann gehen wir in den regulären Betrieb.
Ab der ersten echten Abrechnung: Jeden Monat zur vereinbarten Zeit erhalten Sie Ihre Abrechnungen – vollständig, korrekt, digital. Sie müssen nichts erinnern, nichts nachfragen. Lohnhelden arbeitet im Hintergrund, damit alles pünktlich läuft. Das ist das Versprechen von Lohnhelden – und wir halten es jeden Monat neu.
Wir verstehen, dass ein Anbieterwechsel eine Entscheidung ist, die gut überlegt sein will. Hier sind die häufigsten Bedenken, die wir hören – und unsere ehrliche Antwort darauf:
"Der Wechsel ist zu aufwendig." – Das hören wir am häufigsten. Und es ist das am leichtesten widerlegbare Argument. Der Aufwand für Sie ist minimal: ein Gespräch, eine Vollmacht, eine Freigabe zur Probeabrechnung. Alles andere erledigt Lohnhelden. Betriebe, die gewechselt haben, berichten regelmäßig, dass der gesamte Prozess einfacher war als erwartet.
"Was, wenn etwas schiefgeht?" – Ein legitimes Bedenken. Unsere Antwort: Die Probeabrechnung sichert Sie ab. Bevor wir live gehen, haben Sie das Ergebnis gesehen und bestätigt. Und falls trotzdem ein Fehler passieren sollte – was in unserer langen Geschichte äußerst selten vorkommt – klären wir das sofort und auf unsere Kosten. Unser Ansprechpartner ist direkt erreichbar.
"Wir sind zu klein für einen externen Dienstleister." – Lohnhelden betreut Unternehmen ab einem Mitarbeitenden. Es gibt keine Mindestgröße. Auch für kleine Betriebe ist die Abrechnung bei uns einfacher, günstiger und sicherer als die Selbstabrechnung oder eine Steuerberater-Lösung.
"Wir machen das schon seit Jahren selbst – es läuft doch." – Das Risiko liegt darin, dass Fehler in der Lohnabrechnung oft erst mit Jahren Verzögerung auffallen – nämlich bei der nächsten Betriebsprüfung. Das Gefühl, dass alles läuft, ist keine Garantie dafür, dass es korrekt läuft. Lohnhelden gibt Ihnen die Sicherheit, dass es tatsächlich korrekt läuft.
Lohnhelden ist kein einmaliger Service – sondern ein langfristiger Partner für Ihre Lohnabrechnung. Was das langfristig bedeutet, ist nicht nur die monatliche Abrechnung selbst, sondern das gesamte Ökosystem drumherum.
Rechtliche Aktualität: Das Lohnrecht ändert sich ständig – Mindestlöhne, Sozialkassenbeiträge, Meldepflichten, Tarifverträge. Mit Lohnhelden sind Sie immer auf dem aktuellen Stand, ohne selbst Recherche betreiben zu müssen. Wir informieren Sie aktiv über Änderungen, die für Ihren Betrieb relevant sind.
Skalierbarkeit: Ihr Unternehmen wächst – Lohnhelden wächst mit. Ob 5 oder 50 Mitarbeitende, ob ein neues Gewerk, ein neuer Standort oder eine Betriebsübernahme – Lohnhelden passt sich an. Die Infrastruktur ist für Wachstum ausgelegt.
Verlässlichkeit als Fundament: Das Fundament jedes guten Arbeitsverhältnisses ist, dass der Mitarbeitende pünktlich und korrekt bezahlt wird. Mit Lohnhelden können Sie dieses Versprechen an Ihre Mitarbeitenden halten – jeden Monat, ohne Ausnahme. Das schafft Vertrauen und Loyalität in Ihrem Team.
Kurz gesagt: Wer einmal zu Lohnhelden wechselt, fragt sich, warum er so lange gewartet hat. Und wer Lohnhelden kennenlernt, bleibt.
Der Entschluss ist gefallen – Sie möchten zu Lohnhelden wechseln. Was jetzt? Ganz einfach: Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular auf lohnhelden.net. Innerhalb von 24 Stunden erhalten Sie eine Antwort. Im ersten Gespräch klären wir den idealen Starttermin, besprechen die Kündigung beim alten Anbieter und leiten alle notwendigen Schritte ein.
Sie müssen nichts vorbereiten, nichts mitbringen. Lohnhelden übernimmt die Koordination komplett. Viele unserer Kunden haben den Wechsel während eines 30-minütigen Telefonats eingeleitet – und wenige Wochen später lief alles reibungslos. Das kann auch bei Ihnen so sein.
Unsere Erfahrung zeigt: Der beste Zeitpunkt für den Wechsel ist der, an dem Sie sich entschlossen haben. Nicht der Jahresbeginn, nicht ein bestimmter Monat – sondern jetzt. Je früher Sie wechseln, desto früher profitieren Sie von Lohnhelden. Und je früher Sie profitieren, desto schneller amortisiert sich die Entscheidung. Wir freuen uns auf das Gespräch.
Wir sorgen für korrekte Abrechnungen, termingerechte Meldungen und maximale Entlastung für Ihr Unternehmen.
KOSTENLOSES ANGEBOT ANFORDERNSprechen Sie sofort mit einem Mitarbeiter, der Ihnen weiterhilft.
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FAQ
Nein – wenn der Wechsel sorgfältig vorbereitet wird. Lohnhelden übernimmt alle historischen Daten des laufenden Jahres vom alten Anbieter: Lohnkonten, SV-Daten, Urlaubssalden, Meldungen. Am Jahresende erstellt Lohnhelden die Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeitenden – auch für die Perioden, die beim alten Anbieter abgerechnet wurden. Es gibt keine Lücken in der Abrechnungshistorie.
Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur ersten Abrechnung vergehen in der Regel 2–4 Wochen. Bei einem Wechsel zum Jahresbeginn empfehlen wir, spätestens im Oktober zu beginnen, damit genug Zeit für Kündigung, Datenübergabe und Probeabrechnung bleibt. Wenn es schneller gehen muss, können wir in dringenden Fällen auch innerhalb einer Woche starten.
Nein. Sie erteilen Lohnhelden eine Vollmacht, und wir übernehmen die gesamte Kommunikation mit dem alten Anbieter. Ihr bisheriger Dienstleister ist rechtlich verpflichtet, alle relevanten Unterlagen und Daten herauszugeben. Lohnhelden kennt den Prozess und setzt ihn professionell um – Sie müssen sich um nichts kümmern.
Das kommt leider vor. Lohnhelden hat Erfahrung mit solchen Situationen und weiß, welche rechtlichen Schritte möglich sind. Gleichzeitig können wir in Übergangssituationen mit vorhandenen Unterlagen (z.B. letzter Lohnausdruck) arbeiten und die Abrechnung aufnehmen, während die vollständige Datenübergabe noch läuft. Sie werden nie ohne Lohnabrechnung dastehen.
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